Voldoe aan de EU klokkenluidersrichtlijn - een simpel plan in 8 stappen

Het begrijpen van de EU-klokkenluiders richtlijn is essentieel voor organisaties die streven naar naleving en transparantie. Dit stappenplan biedt praktische stappen om in lijn te komen met de richtlijn.  

Wat is de EU-klokkenluidersrichtlijn?

Sinds 2018 stelt de EU-klokkenluidersrichtlijn een juridisch kader voor bescherming van klokkenluiders op Europees niveau, met als doel het standaardiseren van incidentrapportage en het vervangen van de vorige mix van regels door een uniforme structuur.  

De richtlijn is opgezet om orde te brengen in de uiteenlopende regels over klokkenluiden in de EU, met duidelijke beschermingen en processen ter ondersteuning van potentiële melders, met name derde partijen die met diverse regelgevingen worden geconfronteerd.

Wat is er nieuw aan de richtlijn?

De richtlijn identificeert duidelijk wie een klokkenluider is en stelt een minimumnorm voor naleving voor organisaties, waarbij formeel gerapporteerde procedures en echte transparantie worden geëist. Hier vind je actuele informatie:

Voldoe in 8 stappen aan de EU-klokkenluidersrichtlijn

1. Begrijp het belang - de richtlijn heeft als doel klokkenluiders in de hele EU te beschermen met nieuwe normen voor het melden van overtredingen van EU-wetgeving.  
2. Erken alle betrokkenen - het breidt de bescherming uit naar werknemers, contractanten, leveranciers, aandeelhouders, sollicitanten en zelfs familieleden van de klokkenluider die represailles kunnen ondervinden.
3. Creëer interne melkkanalen - organisaties moeten effectieve interne kanalen voor het melden van zorgen opzetten, hoewel entiteiten met minder dan 50 werknemers vrijgesteld zijn.
4. Richtlijnen voor externe rapportage - er moeten systemen voor het melden aan externe autoriteiten zijn, die duidelijke richtlijnen over het proces voor klokkenluiders bevatten.
5. Zorg voor snelle reacties - communiceer transparant het vervolgproces aan de melders: bevestig rapportages binnen zeven dagen en geef binnen drie maanden je feedback.
6. Implementeer beschermende maatregelen - houd je aan de beschermingsmaatregelen van de richtlijn om vergelding tegen klokkenluiders te voorkomen.  
7. Geef voorlichting voor extra awareness - zorg ervoor dat informatie over extern melden toegankelijk is en dat het personeel op de hoogte is van de implicaties van de richtlijn.
8. Controleer lokale wetgeving - de richtlijn stelt minimumnormen, maar lokale wetten kunnen de bescherming verder uitbreiden, dus blijf op de hoogte van nationale implementaties van de richtlijn.

Wat zijn de risico's van niet-naleving?

Niet-naleving van de EU-klokkenluidersrichtlijn kan leiden tot juridische sancties die per lidstaat verschillen, maar het gaat ook om het behoud van controle over intern wangedrag. Een robuust intern rapportagesysteem wordt geadviseerd om problemen vroegtijdig te onderscheppen en de behoefte aan externe rapportage te beperken.

Je kan de voortgang van de omzetting in alle 27 lidstaten hier lezen.

Voorbij de richtlijn: wees voorvechter van een transparante, ethische cultuur

Hoewel de EU-klokkenluidersrichtlijn het essentiële juridische kader uiteenzet, is het uiteindelijk de verantwoordelijkheid van organisaties om een cultuur van transparantie en integriteit te kweken. De missie van SpeakUp sluit naadloos aan op de ethiek van deze richtlijn, waarbij organisaties worden gestimuleerd om een cultuur van sterke ethiek te bevorderen. Wangedrag moet niet alleen vroegtijdig worden opgespoord, maar mogelijk zelfs helemaal worden voorkomen.  

Door de klokkenluiderstools van SpeakUp te adopteren, kunnen organisaties hun teams verzekeren dat hun zorgen zullen worden gehoord en aangepakt, waardoor een proactieve houding ten opzichte van naleving en ethisch gedrag wordt bevorderd. Dit gaat niet alleen om het voldoen aan een norm; het gaat om het stellen van een nieuwe norm, waar elke stem wordt gewaardeerd en elke zorg de kracht heeft om positieve verandering teweeg te brengen.  

Als je vragen hebt over de EU-klokkenluidersrichtlijn, of hulp nodig hebt bij het opzetten van meldkanalen die aan de regels voldoen, dan zijn de consultants van SpeakUp beschikbaar om deskundig advies te geven dat is afgestemd op de behoeften van jouw organisatie.

Veelgestelde vragen

1. Welk rapportagekanaal is het meest geschikt voor bedrijven?

Voor optimale veiligheid en toegankelijkheid worden digitale klokkenluiderssystemen aanbevolen. Ze moeten intuïtief zijn, de identiteit van de klokkenluider beschermen, gecertificeerd zijn voor databescherming en IT-beveiliging en servers hosten op locaties die aan de wet voldoen. Internationale bedrijven moeten wereldwijd 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar zijn. Bovendien moeten ze beschikbaar zijn in de moedertaal van de melder, met zowel schriftelijke als mondelinge rapportage opties.

2. Kunnen mijn werknemers volgens de EU-richtlijn ter bescherming van klokkenluiders ook buiten de organisatie rapporteren?

Ja, werknemers kunnen extern rapporteren. De richtlijn introduceert een drieledig systeem: interne kanalen, externe kanalen die zijn opgezet door de lidstaten en openbare meldingen onder bepaalde voorwaarden. De richtlijn moedigt het gebruik van interne kanalen aan, maar verplicht dit niet.

3. Zullen de regels in elk EU-land hetzelfde zijn?

De richtlijn stelt minimumnormen voor de hele EU, maar de lidstaten kunnen verder gaan dan deze normen. Ze kunnen kleinere gemeenten en entiteiten vrijstellen of hun eigen sancties vaststellen. Er komt een uniform kader met mogelijke nationale afwijkingen, zoals bij de AVG-naleving.

4. Hoe zorg ik ervoor dat werknemers eerst met meldingen naar mij komen?

Hoewel de richtlijn intern melden aanmoedigt, is dit niet verplicht. Bouw vertrouwen binnen jouw organisatie om intern melden te stimuleren. Evalueer je communicatiematerialen en trainingsprogramma's om ze effectiever te maken.  

5. Wie wordt door de richtlijn beschermd?

Bescherming wordt verleend aan degenen die informatie over schendingen in een werkgerelateerde context hebben verkregen en ervan overtuigd zijn dat deze waar zijn en binnen de reikwijdte van de Richtlijn vallen. Dit omvat huidige en voormalige werknemers, sollicitanten, vrijwilligers, stagiairs, zelfstandigen, aandeelhouders, personen die werken onder contractanten, onderaannemers, leveranciers, facilitators en zelfs familieleden of collega's van de melder als zij te maken krijgen met represailles.

6. Voldoet SpeakUp aan de EU-klokkenluidersrichtlijn?  

Ja, SpeakUp is ontworpen om organisaties te helpen voldoen aan de vereisten van de richtlijn voor een veilig en betrouwbaar intern meldkanaal. Organisaties moeten er ook voor zorgen dat hun andere interne kanalen en vervolgprocedures voldoen aan de minimumnormen van de richtlijn.

7. Wat schrijft de richtlijn voor met betrekking tot sancties en bescherming voor klokkenluiders?

De richtlijn legt sancties op voor valse meldingen en vergelding tegen klokkenluiders. De lidstaten bepalen de sancties. Als een klokkenluider te maken krijgt met vergelding, nadat hij een legitieme melding heeft gedaan, moet de werkgever bewijzen dat er geen sprake was van vergelding. Compensatiemaatregelen voor klokkenluiders zijn ook vereist.