Hoe wereldwijd misstanden en meldingen van klokkenluiders aan te pakken

Wat is een klokkenluider precies?

In de kern is een klokkenluider iemand binnen, of verbonden aan, een organisatie zijn of haar zorgen uit over wangedrag. Vaak zijn het werknemers of insiders die misstanden, zoals fraude, corruptie, veiligheidsovertredingen of ander misstanden waarnemen.

Definiëren van klokkenluidersbeleid

Klokkenluidersbeleid dient als leidraad die definities, bescherming en verwachtingen voor het melden van misstanden uiteenzet. Het primaire doel van deze beleidsregels is het opzetten van een kader dat werknemers en belanghebbenden in staat stelt om zonder angst voorvergelding zorgen te uiten. Hoewel naleving van klokkenluiderswetten essentieel is, is het bevorderen van transparantie door open dialoog net zo belangrijk.

Juridische noodzaak voor een klokkenluidersbeleid

Veel organisaties hebben te maken met wettelijke mandaten voor klokkenluidersmeldingen. De Europese Richtlijn voor de Bescherming van Klokkenluiders werd bijvoorbeeld voor het eerst van kracht in 2019, met als doel een hoog niveau van bescherming voor burgers vast te stellen en te bevorderen om overtredingen van EU-wetgeving te melden. De richtlijn verplicht lidstaten tot naleving. De eerste deadline was 17 december 2021 en de volgende was 23 december 2023.

Bovendien hebben andere delen van de wereld ook strengere regels aangenomen, zoals: de SEC in de VS heeft regels met betrekking tot klokkenluidersbeloningen gewijzigd en landen als India en Japan hebben hun klokkenluidersbeschermingen versterkt.

Tips voor het opstellen van effectief klokkenluidersbeleid

Het creëren of verfijnen van een klokkenluidersbeleid kan uitdagend zijn en vereist een solide uitvoeringsplan. Hier zijn enkele waardevolle tips:

Verander de mindset

Moedig een cultuur aan waarin uitspreken gewaardeerd wordt. Train leiders om te luisteren en positief te reageren op zorgen. Dit bouwt een fundament van vertrouwen en openheid.

Maak het doel duidelijk

Leg duidelijk uit waar jouw klokkenluidersprogramma over gaat. Focus op toewijding aan ethisch gedrag, het anoniem houden van melders en het grondig onderzoeken van elke melding.

Maak rapporteren makkelijk

Zet een betrouwbaar en efficiënt rapportagesysteem op dat eenvoudig te gebruiken is en de identiteit van de melder beschermt. Mensen moeten zich comfortabel voelen en het eenvoudig vinden om te rapporteren, zodat ze vertrouwen hebben dat ze in veilige handen zijn.

Educatie van je team

Zorg ervoor dat iedereen begrijpt hoe problemen te melden en waarom dit belangrijk is. Als mensen weten wat ze moeten doen, en waarom het ertoe doet, is de kans dat ze deelnemen groter.

Stel duidelijke regels en rollen op

Definieer wie wat doet als een melding binnenkomt. Een duidelijk proces zorgt ervoor dat elke melding serieus wordt genomen en adequaat wordt behandeld.

Wees open en duidelijk

Geef duidelijk aan voor wie het beleid bedoeld is en welke problemen gemeld moeten worden. Transparantie bouwt vertrouwen op en moedigt mensen aan om naar voren te treden.

Houd het simpel

Schrijf het beleid in eenvoudige taal. Vermijd ingewikkelde juridische termen, zodat het voor iedereen gemakkelijk te begrijpen en te volgen is.

Vraag om feedback

Luister naar wat medewerkers te zeggen hebben over het beleid. Veranderingenaanbrengen op basis van hun feedback kan het beleid beter en effectiever maken.

Deze tips helpen bij het creëren van een klokkenluidersbeleid dat duidelijk, betrouwbaar en effectief is. Daarbij zorgt het ervoor dat iedereen in jouw organisatie zich veilig en ondersteund voelt bij het uiten van zorgen.

Wereldwijd misstanden en klokkenluidersrapportages verbeteren

Een effectief klokkenluidersbeleid is onmisbaar voor organisaties die misstanden tijdig willen aanpakken en dit begint met een 'speak up'-cultuur. Een cultuur waarin je de bescherming van melders prioriteert en daarmee vertrouwen, transparantie en een sterk ethisch kader in je organisatie opbouwt.

Om je klokkenluidersbeleid aan te vullen moet je de drempel voor melders om hun zorgen te uiten verlagen, wat precies is wat het toonaangevende klokkenluidersplatform SpeakUp voor ogen heeft.

Met meer dan twee decennia aan ervaring in het helpen van 2000+ organisaties bij het vroegtijdig opsporen van misstanden, richt het SpeakUp-platform zich op de belangen van zowel organisaties als melders. Het volledig anonieme en gebruiksvriendelijke rapportagekanaal van SpeakUp maakt het voor werknemers eenvoudiger om hun zorgen te uiten en voor organisaties om positieve verandering aan te sturen.