Glossar zu Whistleblowing, Compliance und Ethik

Whistleblowing, Compliance und Ethik sind nicht nur Checkboxen. Es sind Systeme, die auf Klarheit basieren. Und Klarheit beginnt mit einer gemeinsamen Sprache.

Dieses Glossar ist Ihre Referenz für die Begriffe, die interne Berichtsprogramme prägen — egal, ob Sie Richtlinien entwerfen, Software evaluieren oder Ihr Team schulen.

A—F

Anonyme Berichterstattung

Mechanismus, der es Einzelpersonen ermöglicht, Fehlverhalten zu melden, ohne ihre Identität preiszugeben.

KI-Sprachaufnahme

Bericht zur KI-Sprachaufnahme Aufnahmemethode, die es Einzelpersonen ermöglicht, Fehlverhalten zu melden, indem sie in ein Telefon oder eine App sprechen, wobei künstliche Intelligenz die Nachricht sicher und genau transkribiert und verarbeitet.

Automatisierte Triage

Der Prozess der Verwendung Compliance-Software um eingehende Berichte anhand vordefinierter Kriterien automatisch zu kategorisieren und zu priorisieren und so ein effizientes Fallmanagement zu gewährleisten.

Bestechung

Etwas Wertvolles anzubieten oder anzunehmen, um Handlungen unehrlich zu beeinflussen.

Mobbing

Wiederholt aggressives Verhalten beabsichtigt, eine andere Person emotional oder physisch zu verletzen.

Falleskalation

Ein Verfahren, bei dem ein gemeldetes Problem an höhere Autoritätsebenen innerhalb einer Organisation weitergeleitet wird, wenn die ersten Reaktionen unzureichend sind oder die Schwere des Falls dies erfordert.

Sachbearbeiter

Person, die für die Verwaltung und Untersuchung gemeldeter Fälle verantwortlich ist.

Fallmanagement

Systematischer Prozess der Handhabung gemeldete Vorfälle von der Aufnahme bis zur Behebung.

Verhaltenskodex

Satz von Regeln Beschreibung der Verantwortlichkeiten und der richtigen Praktiken für Einzelpersonen innerhalb einer Organisation.

Einhaltung

Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Richtlinien und Spezifikationen, die für Geschäftsprozesse relevant sind.

Rahmen zur Einhaltung der Vorschriften

Eine strukturierte Reihe von Richtlinien und bewährten Verfahren, die Unternehmen befolgen, um die Einhaltung rechtlicher und ethischer Standards sicherzustellen.

Vertrauliche Berichterstattung

Meldemechanismus, bei dem die Identität des Melders bekannt, aber vor Offenlegung geschützt ist.

Interessenkonflikt

Situation, in der persönliche Interessen könnte das professionelle Urteilsvermögen beeinflussen.

Korruption

Unehrliches oder betrügerisches Verhalten der Machthaber, das in der Regel Bestechung beinhaltet.

Datenlokalisierung

Die Anforderung, dass Daten in dem Land gespeichert werden müssen, in dem sie erhoben wurden, was häufig auf behördliche Vorschriften zurückzuführen ist.

Datenresidenz

Physischer oder geografischer Standort, an dem Daten gespeichert werden.

Datenhoheit

Konzept, dass Daten den Gesetzen des Landes unterliegen, in dem sie sich befinden.

Diskriminierung

Ungerechte oder nachteilige Behandlung verschiedener Personengruppen.

Ethik

Moralische Prinzipien, die das Verhalten einer Person oder die Durchführung einer Aktivität bestimmen.

Ethik-Hotline

Ethik-Hotline ist ein spezieller Kommunikationskanal, der häufig von Dritten verwaltet wird und es Mitarbeitern ermöglicht, unethisches Verhalten vertraulich zu melden.

Betrug

Unrechtmäßige oder kriminelle Täuschung mit dem Ziel, finanzielle oder persönliche Vorteile zu erzielen.

Aufnahme im freien Format

Flexible Berichtsmethode, die es Reportern ermöglicht, Probleme in ihren eigenen Worten zu beschreiben.

G—L

Unternehmensführung

Das System von Regeln, Praktiken und Prozessen, nach denen eine Organisation geleitet und kontrolliert wird. In Compliance-Programmen definiert die Unternehmensführung die Rollen, Verantwortlichkeiten und die Rechenschaftspflicht für den Umgang mit ethischen Fragen und die interne Berichterstattung.

Beschwerdemechanismus

Ein formelles Verfahren, das es Mitarbeitern oder externen Interessengruppen ermöglicht, Bedenken hinsichtlich Fehlverhalten, unfairer Behandlung oder Verstößen gegen Richtlinien zu äußern. In Compliance-Umgebungen beinhalten Beschwerdemechanismen häufig anonyme oder vertrauliche Meldekanäle.

System zur Verwaltung von Zwischenfällen

Eine Softwarelösung zur systematischen Protokollierung, Nachverfolgung und Behebung gemeldeter Vorfälle.

Interner Berichtskanal

Innerhalb einer Organisation wurden Mechanismen eingerichtet, mit denen Mitarbeiter Bedenken oder Verstöße direkt melden können.

Rechtliche Sperre

Ein Verfahren zur Aufbewahrung aller Arten relevanter Informationen, wenn vernünftigerweise mit Rechtsstreitigkeiten zu rechnen ist.

M—R

Fehlverhalten

Unangemessenes oder unethisches Verhalten eines Mitarbeiters oder einer Fachkraft.

Mehrsprachiger Zugriff

Verfügbarkeit von Diensten oder Plattformen in mehrere Sprachen um verschiedenen Benutzern gerecht zu werden.

Mobbing bei der Arbeit

Wenn eine Gruppe von Mitarbeitern wiederholt einen Kollegen ins Visier nimmt und belästigt, wodurch ein feindliches und einschüchterndes Arbeitsumfeld entsteht.

Richtlinie gegen Vergeltungsmaßnahmen

Eine organisatorische Verpflichtung, die Personen, die Fehlverhalten melden, vor Vergeltungsmaßnahmen schützt.

Proxyberichterstattung

Einreichung eines Berichts durch jemanden im Namen einer anderen Person.

Regulatorisches Änderungsmanagement

Der Prozess der Verfolgung, Bewertung und Umsetzung von Änderungen von Gesetzen und Vorschriften, die sich auf die Einhaltung der Unternehmensvorschriften auswirken.

Vergeltung

Negative Maßnahmen gegen jemanden, der ein Fehlverhalten gemeldet hat.

Risikobeurteilung

Prozess der Identifizierung und Analyse potenzieller Probleme, die sich negativ auf wichtige Geschäftsinitiativen auswirken könnten.

S-Z

Speak Up-Kultur

Organisatorisches Umfeld wo sich Mitarbeiter sicher fühlen, Fehlverhalten zu melden.

Sprechen Sie, Herr Offizier

Benannte Person, die für die Überwachung des Whistleblowing-Prozesses innerhalb einer Organisation verantwortlich ist.

Berichterstattung durch Dritte

Einsatz externer Stellen zur Entgegennahme und Verwaltung von Berichten über Fehlverhalten.

Risikomanagement durch Dritte

Bewertung und Minderung von Risiken im Zusammenhang mit Anbietern, Lieferanten und anderen externen Partnern.

Transparenz

Offenheit in der Kommunikation und im Betrieb innerhalb einer Organisation.

UX steht an erster Stelle

Benutzererlebnisdesign, bei dem das Vertrauen der Benutzer in den Vordergrund gestellt wird, insbesondere in sensiblen Berichtsplattformen.

Bidirektionale anonyme Kommunikation

Ein Feature, das einen kontinuierlichen Dialog zwischen dem Reporter und der Organisation ermöglicht, ohne die Identität des Reporters preiszugeben.

Wechselseitiger Dialog

Interaktiver Kommunikationskanal, der ein laufendes Gespräch zwischen dem Reporter und dem Sachbearbeiter ermöglicht.

Whistleblower

Person, die Fehlverhalten meldet oder unethisches Verhalten innerhalb einer Organisation.

Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern

EIN von der EU festgelegter rechtlicher Rahmen zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

Whistleblowing

Whistleblowing ist ein kritischer Prozess, der dazu beiträgt, Integrität und Rechenschaftspflicht innerhalb von Organisationen aufrechtzuerhalten. Dabei handelt es sich um das Melden oder Aufdecken von Fehlverhalten wie Betrug, Fehlverhalten oder Gesetzesverstößen innerhalb einer Organisation, in der Regel durch jemanden, der in einem beruflichen Kontext Zugriff auf diese Informationen hat.

Whistleblowing-Kanal

Spezielles Medium, über das Berichte über Fehlverhalten eingereicht werden können.

Whistleblowing-Richtlinie

Formelles Dokument, in dem die Verfahren und Schutzmaßnahmen für die Meldung von Fehlverhalten dargelegt werden.

Workflow-Automatisierung

Einsatz von Technologie zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben im Compliance-Prozess, wodurch Effizienz und Genauigkeit verbessert werden.

Null-Toleranz-Politik

Eine organisatorische Haltung, die strenge Konsequenzen für bestimmte Verstöße durchsetzt und keinen Ermessensspielraum lässt.