Woordenlijst voor klokkenluiders, naleving en ethiek

Klokkenluiden, naleving en ethiek zijn niet alleen checkboxen. Het zijn systemen die gebaseerd zijn op duidelijkheid. En duidelijkheid begint met gedeelde taal.

Deze woordenlijst is uw referentie voor de termen die bepalend zijn voor interne rapportageprogramma's - of u nu beleid opstelt, software evalueert of uw team traint.

A—F

Anonieme rapportage

Mechanisme waarmee individuen wangedrag kunnen melden zonder hun identiteit prijs te geven.

AI-voice agent

Rapport over spraakinname via AI innamemethode waarmee individuen wangedrag kunnen melden door in een telefoon of app te spreken, waarbij kunstmatige intelligentie de boodschap veilig en nauwkeurig overschrijft en verwerkt.

Geautomatiseerde triage

Het proces van gebruik nalevingssoftware om binnenkomende rapporten automatisch te categoriseren en te prioriteren op basis van vooraf gedefinieerde criteria, waardoor efficiënt casemanagement wordt gegarandeerd.

Omkoping

Iets van waarde aanbieden of accepteren om acties oneerlijk te beïnvloeden.

Pesten

Herhaald agressief gedrag bedoeld om een ander individu emotioneel of fysiek pijn te doen.

Escalatie van de zaak

Een procedure om een gemeld probleem naar hogere autoriteitsniveaus binnen een organisatie te brengen wanneer de eerste reacties ontoereikend zijn of de ernst van de zaak dit vereist.

Casebehandelaar

Individueel die verantwoordelijk is voor het behandelen en onderzoeken van gemelde gevallen.

Casemanagement

Systematisch behandelingsproces gerapporteerde incidenten van intake tot oplossing.

Gedragscode

Set regels een overzicht van de verantwoordelijkheden en de juiste praktijken voor individuen binnen een organisatie.

Naleving

Naleving van wetten, voorschriften, richtlijnen en specificaties die relevant zijn voor bedrijfsprocessen.

Nalevingskader

Een gestructureerde reeks richtlijnen en beste praktijken die organisaties volgen om ervoor te zorgen dat de wettelijke en ethische normen worden nageleefd.

Vertrouwelijke rapportage

Meldingsmechanisme waarbij de identiteit van de melder bekend is maar beschermd is tegen openbaarmaking.

Belangenverstrengeling

Situatie waarbij persoonlijke interesses kan het professionele oordeel beïnvloeden.

Corruptie

Oneerlijk of frauduleus gedrag van de machthebbers, meestal met omkoping.

Lokalisatie van gegevens

De vereiste dat gegevens worden opgeslagen in het land waar ze zijn verzameld, vaak als gevolg van wettelijke mandaten.

Residentie van gegevens

Fysieke of geografische locatie waar gegevens worden opgeslagen.

Datasoevereiniteit

Concept dat gegevens onderworpen zijn aan de wetten van het land waarin ze zich bevinden.

Discriminatie

Onrechtvaardige of benadeelde behandeling van verschillende categorieën mensen.

Ethiek

Morele principes die het gedrag van een persoon of de uitvoering van een activiteit bepalen.

Hotline voor ethiek

Ethische hotline is een speciaal communicatiekanaal, vaak beheerd door derden, waardoor werknemers onethisch gedrag vertrouwelijk kunnen melden.

Fraude

Onrechtmatige of criminele misleiding met als doel financieel of persoonlijk gewin op te leveren.

Intake in vrij formaat

Flexibele rapportagemethode waarmee verslaggevers problemen in hun eigen woorden kunnen beschrijven.

G—L

Bestuur

Het systeem van regels, praktijken en processen waarmee een organisatie wordt aangestuurd en gecontroleerd. In nalevingsprogramma's definieert het bestuur de rollen, verantwoordelijkheden en verantwoordelijkheid voor de behandeling van ethische kwesties en interne rapportage.

Klachtenmechanisme

Een formeel proces dat werknemers of externe belanghebbenden in staat stelt hun bezorgdheid te uiten over wangedrag, oneerlijke behandeling of beleidsovertredingen. In nalevingsomgevingen omvatten klachtenmechanismen vaak anonieme of vertrouwelijke meldingskanalen.

Systeem voor incidentbeheer

Een softwareoplossing die is ontworpen om gemelde incidenten systematisch te registreren, te volgen en op te lossen.

Kanaal voor interne rapportage

Binnen een organisatie zijn mechanismen ingesteld waarmee werknemers hun zorgen of overtredingen rechtstreeks kunnen melden.

Wettelijke bewaarplicht

Een proces om alle vormen van relevante informatie te bewaren wanneer een rechtszaak redelijkerwijs wordt verwacht.

M—R

Wangedrag

Onjuist of onethisch gedrag van een werknemer of professional.

Meertalige toegang

Beschikbaarheid van diensten of platforms in meerdere talen om tegemoet te komen aan verschillende gebruikers.

Mobbing op het werk

Wanneer een groep werknemers herhaaldelijk een collega aanvalt en lastigvalt, waardoor een vijandige en intimiderende werkomgeving ontstaat.

Beleid inzake niet-vergelding

Een organisatieverplichting die personen die melding maken van wangedrag beschermt tegen vergelding.

Proxy-melden

Indiening van een rapport door iemand namens een andere persoon.

Beheer van wijzigingen in de regelgeving

Het proces van het volgen, beoordelen en implementeren van wijzigingen in wet- en regelgeving die van invloed zijn op de naleving van de organisatie.

Vergelding

Negatieve maatregelen genomen tegen iemand voor het melden van wangedrag.

Risicobeoordeling

Proces voor het identificeren en analyseren van potentiële problemen die een negatieve invloed kunnen hebben op belangrijke bedrijfsinitiatieven.

S-Z

Cultuur aan het woord

Organisatorische omgeving waar werknemers zich veilig voelen om wangedrag te melden.

Spreek het uit, officier

Aangewezen persoon die verantwoordelijk is voor het toezicht op het klokkenluidersproces binnen een organisatie.

Externe meldingen/third party reporting

Gebruik van externe entiteiten om meldingen van wangedrag te ontvangen en te beheren.

Risicobeheer door derden

Het beoordelen en beperken van risico's verbonden aan leveranciers, leveranciers en andere externe partners.

Transparantie

Openheid in communicatie en bedrijfsvoering binnen een organisatie.

Trust-First UX

Ontwerp van gebruikerservaringen waarbij het vertrouwen van gebruikers voorop staat, vooral in gevoelige rapportageplatforms.

Anonieme communicatie in twee richtingen

Een functie die een voortdurende dialoog tussen de verslaggever en de organisatie mogelijk maakt zonder de identiteit van de verslaggever prijs te geven.

Dialoog in twee richtingen

Interactief communicatiekanaal dat een doorlopend gesprek tussen verslaggever en casusbehandelaar mogelijk maakt.

Klokkenluider

Persoon die wangedrag meldt of onethisch gedrag binnen een organisatie.

Richtlijn inzake de bescherming van klokkenluiders

EEN wettelijk kader vastgesteld door de EU om personen te beschermen die inbreuken op de wetgeving van de Unie melden.

Klokkenluiden

Klokkenluiden is een cruciaal proces dat helpt om de integriteit en verantwoordelijkheid binnen organisaties te behouden. Het is het melden of openbaar maken van misstanden, zoals fraude, wangedrag of wetsovertredingen, binnen een organisatie, meestal door iemand die toegang heeft tot die informatie in een werkgerelateerde context.

Klokkenluiderskanaal

Aangewezen medium waarlangs meldingen van wangedrag kunnen worden ingediend.

Beleid voor het melden van misstanden

Formeel document met procedures en beveiligingen voor het melden van wangedrag.

Automatisering van de workflow

Technologie gebruiken om repetitieve taken in het nalevingsproces te automatiseren, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid worden verbeterd.

Zerotolerancebeleid/zero tolerance policy

Een organisatiestandpunt dat strikte consequenties afdwingt voor specifieke overtredingen, waarbij er geen ruimte is voor discretie.