Hoe samenwerking tussen compliance-, HR- en juridische teams versterken

Grote internationale organisaties staan voor een stevige uitdaging: effectieve samenwerking binnen hun ethiek- en compliance­-programma’s. Met tienduizenden medewerkers verspreid over verschillende entiteiten en landen raken veel dossiers meerdere disciplines tegelijk – juridisch, HR, compliance en lokale operations.

Zonder een multidisciplinaire aanpak dreigen versnipperde reacties, gemiste signalen en een verzwakte meldcultuur.

In dit artikel leest u waarom gebrekkige samenwerking zo schadelijk is, welke risico’s dat schept voor multinationals en welke strategieën helpen om sterke cross-functionele compliance­-teams op te bouwen.

Waarom samenwerking in grote organisaties lastig is

Samenwerking over compliance­-functies heen is zelden eenvoudig. Dossierbeheer is niet alleen het domein van Compliance of Legal, maar beslaat meerdere vakgebieden. HR leidt bijvoorbeeld onderzoeken naar intimidatie, Legal behandelt fraude of corruptie, en Ethiek- of Cultuurteams waken over waarden. Voeg daar lokale entiteiten met eigen managers en processen aan toe, en de complexiteit is duidelijk.

Praktijkvoorbeelden uit de sector tonen dit aan. In de internationale mijnbouw behandelen lokale teams vaak klachten ter plekke. Zonder sterke verbinding met het hoofdkantoor bereiken meldingen over milieuschade of corruptie de centrale complianceafdeling soms nooit. Zo blijft de top blind voor grote risico’s.

Culturele verschillen, lokale wetgeving en gescheiden communicatielijnen maken het nog ingewikkelder. Zonder heldere coördinatie kan een medewerker in Tokio een totaal andere meldervaring hebben dan iemand in Toronto.

‍

De risico’s van gescheiden compliance-­inspanningen

Wanneer samenwerking stokt, voelt de hele organisatie de gevolgen:

• Inconsistent dossierbeheer: Afdelingen of regio’s hanteren uiteenlopende procedures, met onduidelijke uitkomsten en verwarring bij medewerkers.

• Gemiste of vertraagde escalatie: Kritieke meldingen raken zoek omdat managers denken dat “iemand anders” het oppakt.

• Dubbel werk: Teams voeren parallelle onderzoeken uit, wat middelen verspilt en tegenstrijdige resultaten kan opleveren.

• Verlies van vertrouwen: Melders haken af als signalen verdwijnen in een zwart gat, wat de spreekcultuur ondermijnt.

• Regelgevingsrisico: Toezichthouders eisen snelle, consistente onderzoeken. Silo’s creëren blinde vlekken en vergroten de kans op overtredingen.

Kortom, silo’s vertragen niet alleen, zevergroten het risico.

‍

Het belang van multidisciplinaire compliance-­teams

De oplossing is een bewust samengestelde cross-functionele structuur. Hierin werken Compliance, Legal, HR en Ethiek als kernteam samen, aangevuld met vakspecialisten waar nodig. Zo worden gevoelige dossiers deskundig én vertrouwelijk behandeld.

Veel internationale ondernemingen kiezen voor een hub-en-spoke-model: een centrale complianceafdeling op het hoofdkantoor werkt met getrainde contactpersonen in elke regio. Lokale officers leveren culturele en juridische kennis, terwijl het hoofdkantoor voor consistentie en toezicht zorgt.

Dit model combineert wereldwijde standaarden met lokale inzichten, zodat overal duidelijk is wie verantwoordelijk is en geen signaal onopgemerkt blijft.

‍

‍

Best practices voor effectieve samenwerking

Een team vormenis pas het begin. Succesvolle samenwerking op schaal vraagt om enkele kernprincipes:

1.  Kleine kern, flexibel uit te breiden – Beperk het vaste team tot Compliance, Legal, HR en Ethiek. Voeg per zaak specialisten toe, bijvoorbeeld bij omkopingsonderzoek of extern juridisch advies.

2.  Heldere rolverdeling – Leg vast wie meldingen triageert, wie het onderzoek leidt en wie contact onderhoudt met de melder. Zo blijft de verantwoordelijkheid scherp.

3.  Training over functies en regio’s heen – Zorg dat alle kernleden en lokale officers getraind zijn in bewijsbeheer, onderzoekstechnieken en het case-managementsysteem. Managers moeten weten hoe zij meldingen correct doorzetten.

4.  Gestandaardiseerde processen – Werk wereldwijd met één duidelijk stappenplan (intake, triage, onderzoek, afhandeling, terugkoppeling), met ruimte voor lokale wettelijke aanpassingen.

5.  Strikte vertrouwelijkheid en audittrail – Gebruik beveiligde systemen die toegang en beslissingen registreren. Dit beschermt gevoelige gegevens en toont zorgvuldigheid aan toezichthouders.

‍

Van samenwerking een kracht maken

Silo’s doorbreken is geen luxe maar een randvoorwaarde voor geloofwaardigheid, vertrouwen en veerkracht bij toezicht. Door teams bewust multidisciplinair op te zetten, rollen helder te definiëren en processen wereldwijd te standaardiseren, kunnen grote ondernemingen versnipperde inspanningen omvormen tot een gecoördineerd systeem dat zowel medewerkers als toezichthouders vertrouwen.

Voor meer strategieën en een diepere analyse van effectieve samenwerking tussen compliance-, HR- en juridische teams, raadpleeg onze volledige gids voor grootschalig compliance-­management.