So konnte Sinch die Zahl der Meldungen von Fehlverhalten um mehr als 100 % steigern

Sinch erlebte einen entscheidenden Moment, als die europäische Hinweisgeberrichtlinie eine Revolution in der Whistleblowing-Praxis erforderte. Um der Richtlinie und den bewährten Praktiken der Branche gerecht zu werden, erkannten sie die Notwendigkeit eines rationalisierten Whistleblowing-Systems. Sie verfügten über ein E-Mail-basiertes System, das trotz seiner Zweckbestimmung nicht effektiv genug war, da es die Anonymität der Mitarbeiter nicht wahrte.

Das Unternehmen setzte sich daran, seine Meldekultur zu verändern und den richtigen Whistleblowing-Anbieter zu finden, dem es vertrauen konnte. Seitdem hat es sich mit SpeakUp zusammengetan, um einen vollständig anonymen Meldekanal einzuführen, was zu einem Anstieg der Meldungen führte.

Wir haben uns mit Fredrik Hallgren, dem Leiter der Compliance-Abteilung bei Sinch, unterhalten, um seine Erfahrungen mit der Einführung von SpeakUp und die Auswirkungen auf die Mitarbeiter und das Unternehmen insgesamt zu erfahren. Das Ergebnis? 100 % mehr gemeldete Fälle seit der Einführung von SpeakUp und nur 2 Monate Zeit, um die Plattform auf alle 4.500 Mitarbeiter auszuweiten. Lesen Sie weiter, um Einzelheiten zu erfahren.

Die Notwendigkeit, über ein traditionelles Meldesystem hinauszugehen

Sinch stieß mit seinem früheren E-Mail-basierten Whistleblowing-System an Grenzen, da es nicht ausreichend genutzt wurde und keine anonymen Meldungen unterstützte – eine wichtige Funktion, die das internationale Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern weltweit benötigte. Im Kern ging es ihnen immer darum, dass sich jeder auf einen sichtbaren und zugänglichen Kanal zur Meldung von Fehlverhalten verlassen können muss.

Als multinationales Unternehmen hat Sinch erkannt, dass die Bereitschaft, Fehlverhalten zu melden, sehr unterschiedlich ist – deshalb ist der Faktor der Anonymität wichtig, um Einzelpersonen zu ermutigen, Probleme zu melden. Für sie war die Möglichkeit der Anonymität nicht nur eine Vorliebe, sondern eine Notwendigkeit.

„Unser vorheriges System war webbasiert und ermöglichte die Meldung per E-Mail, wurde aber nur selten genutzt, vor allem, weil es keine Anonymität ermöglichte. Im Nachhinein stellen wir fest, dass die Anonymität die Hürde für eine Meldung deutlich senkt.“

Auf der Suche nach dem perfekten Partner

Auf der Suche nach einer Whistleblowing-Lösung suchte Sinch nach einer Plattform innerhalb der EU, um die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung zu gewährleisten, wobei Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz im Vordergrund standen. Auf der Suche nach einem Tool, das nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch den Meldeprozess verbessert, stießen sie auf eine Plattform, die sich von den anderen abhob – SpeakUp.

Neben der Suche nach einem Whistleblowing-Tool suchten sie nach einer Ergänzung durch ein vereinfachtes internes Meldeverfahren, um die Glaubwürdigkeit der gesamten Funktion zu stärken.

„Ebenso wichtig ist es, die Prozesse zu verfeinern und die Glaubwürdigkeit der gesamten Funktion zu stärken. Es ist eine ständige Herausforderung, aber es ist wichtig, sich diesem Bereich zu widmen, und das tun wir auch aktiv. Infolgedessen steigt die Zahl der gemeldeten Fälle.“

Vereinfachung der globalen Meldung von Fehlverhalten durch eine einheitliche Plattform

Sinch entschied sich für die Whistleblowing-Plattform von SpeakUp wegen ihrer Einfachheit, Benutzerfreundlichkeit und der Möglichkeit, sie schnell zu implementieren. Innerhalb von zwei Monaten wurde die SpeakUp-Plattform auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet.

Das bedeutete, dass ihr bisheriges E-Mail-basiertes System auf eine intuitive, reibungslose Plattform umgestellt wurde, die Fälle rationalisiert und wertvolle Erkenntnisse liefert. Es bot auch eine hochwertige Garantie für Anonymität und Vertraulichkeit, was für Sinch entscheidend war und die Hürden für eine Meldung senkte. Dies führte zu einem erheblichen Anstieg der gemeldeten Fälle im Vergleich zum Vorjahr.

„Wir verwenden SpeakUp jetzt seit zwei Jahren und haben festgestellt, dass die Zahl der Meldungen um mehr als 100 % gestiegen ist.“

Während des gesamten Implementierungsprozesses ging das SpeakUp-Team auf die Bedürfnisse der Organisation ein – mit dem Ergebnis, dass die umgesetzte Whistleblowing-Lösung auf die Probleme des Unternehmens zugeschnitten war. Das Team von SpeakUp reagierte prompt auf das Feedback und erleichterte den Übergang zur Whistleblowing-Plattform der nächsten Generation – einer verbesserten Version des alten Systems von SpeakUp (das bereits seit 18 Jahren erfolgreich im Einsatz ist).

„Unser Whistleblowing-System SpeakUp gibt den Mitarbeitern die Gewissheit, dass ihre Anonymität vollständig geschützt ist. Selbst wenn Einzelpersonen Bedenken äußern, dass ihre Identität in ihren Nachrichten preisgegeben wird, können wir ihnen getrost sagen, dass wir ohne Nennung ihres Namens nicht wissen können, wer sie sind. Und das ist eine große Sicherheit für die Berichterstatter.“

Erleichterung eines wesentlich reibungsloseren Ablaufs für die Sachbearbeiter  

Als Fachmann für Compliance schätzt Fredrik die Einfachheit der SpeakUp-Plattform, was für seine Multitasking-Rolle sehr wertvoll ist. Mit SpeakUp hat er, wenn eine Meldung eingeht, einen klaren Aktionsplan und kann alles über ein einziges Tool verwalten.

Darüber hinaus verschaffen ihm die Daten- und Einblicksfunktionen der Plattform einen umfassenden Überblick über alle Fälle, was die Fähigkeit des Unternehmens verbessert, Probleme zu überwachen und effektiv zu lösen. Trotzdem erwähnt Fredrik, dass er fast alle Fälle in- und auswendig kennt, was beweist, dass ein rationalisiertes Whistleblowing-Tool für die Sachbearbeiter von Vorteil ist.

Schlussfolgerung:

Sinch hat in den letzten zwei Jahren eine deutliche Verschiebung bei der Annahme von Fällen festgestellt. Die Einfachheit von SpeakUp beseitigt Hürden und gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, Bedenken zu melden, ohne Angst haben zu müssen, ihre Anonymität zu verlieren. Als internationale Organisation setzt sich Sinch für Transparenz ein, mit einem zuverlässigen, einfachen Ansatz für die Berichterstattung, der die Menschen nicht abschreckt, sondern den Dialog fördert.

„Menschen sind eher geneigt, unter Verwendung von SpeakUp Meldung zu machen, was meiner Meinung nach auf die Einfachheit des Systems zurückzuführen ist. Für den Berichterstatter ist es ein unkomplizierter Vorgang: Er klickt einfach auf den Link, gibt sein Anliegen ein und sendet es ab.“