LkSG-klachtenprocedure: een praktische gids voor niet-Duitse bedrijven

De Duitse Wet zorgplicht in de toeleveringsketen (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, of LkSG) verplicht bedrijven met minstens 1.000 werknemers in Duitsland om een klachtenprocedure in te richten het Beschwerdeverfahren. Hiermee kunnen mensen die gevolgen ondervinden van hun toeleveringsketen, zorgen uiten over mensenrechten- en milieurisico's. De procedure moet openbaar toegankelijk zijn, het vertrouwelijk melden van zorgen mogelijk maken en melders beschermen tegen represailles. Zelfs als jouw bedrijf niet Duits is, maar verkoopt aan, inkoopt bij of een dochteronderneming heeft die verbonden is met een bedrijf dat onder de wet valt, kan de LkSG ook jou raken meestal via de leveranciersvoorwaarden van je Duitse klanten.

Een veelvoorkomende misvatting in 2026 is dat de LkSG is afgeschaft. Dat is niet het geval. Duitsland heeft weliswaar de jaarlijkse rapporteringsverplichting geschrapt en aangegeven dat de wet uiteindelijk zal worden vervangen door een nationale wet ter uitvoering van de Europese CSDDD, maar de kernplichten inzake zorgvuldigheid (due diligence), waaronder de klachtenprocedure, blijven van kracht. Deze gids legt uit wat de klachtenprocedure vereist, wat er recent is veranderd en hoe niet-Duitse bedrijven aan de regels kunnen voldoen zonder een specifiek Duits systeem op te tuigen.

Is de LkSG van toepassing op mijn bedrijf?

Direct is de LkSG van toepassing op bedrijven met hun hoofdbestuur, hoofdvestiging of een geregistreerd filiaal in Duitsland en minstens 1.000 werknemers in Duitsland.

Indirect en dit is waar de meeste niet-Duitse bedrijven mee te maken krijgen, sijpelen de zorgvuldigheidsverplichtingen uit de wet door in de gehele toeleveringsketen. Als je levert aan een Duits bedrijf dat onder de wet valt, kun je het volgende verwachten:

• contractuele clausules die je verplichten om mensenrechten- en milieunormen te respecteren;
• verzoeken om informatie en bewijzen te verstrekken over je eigen activiteiten en leveranciers;
• de verplichting om je werknemers en betrokken gemeenschappen toegang te geven tot een klachtenkanaal, hetzij dat van jou, hetzij dat van je klant.

Je hebt geen Duitse juridische entiteit nodig om de LkSG te voelen. Je hebt alleen een klant nodig die er een heeft.

Wat er veranderde in 2025 en 2026

Drie ontwikkelingen zijn van belang, en ze wijzen in licht verschillende richtingen:

1. De rapporteringsverplichting is afgeschaft. Duitsland heeft het jaarlijkse zorgvuldigheidsrapport van de LkSG aan het Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) geschrapt. Het BAFA heeft bevestigd dat het niet langer routinematig bedrijfsrapporten controleert en de handhaving nu richt op ernstige overtredingen.
2. De inhoudelijke plichten blijven bestaan. Risicoanalyses, preventieve en herstelmaatregelen en de klachtenprocedure blijven allemaal verplicht. De nadruk bij handhaving is verschoven van papierwerk naar resultaten. Auditoren eisen steeds vaker het bewijs van een goed werkende klachtenprocedure en daadwerkelijk herstel, in plaats van een ingediend rapport.
3. De overgang naar de CSDDD is ingezet. De Duitse regeringscoalitie heeft zich ertoe verbonden de LkSG te vervangen door een minder bureaucratische wet ter uitvoering van de EU CSDDD. Tot die tijd blijft de LkSG onverkort van kracht.

De praktische boodschap: versoepel je klachtenprocedure niet omdat het rapport is verdwenen. De klachtenprocedure is namelijk precies waar de handhaving zich nu op concentreert.

Waaraan de LkSG-klachtenprocedure moet voldoen

Om aan de vereisten van het Beschwerdeverfahren te voldoen, moet je klachtenprocedure aan het volgende voldoen:

• Toegankelijk zijn voor betrokkenen. De procedure moet beschikbaar zijn voor je eigen werknemers en voor mensen in je toeleveringsketen, inclusief bij indirecte leveranciers waar je gegronde kennis hebt van een mogelijke schending. Toegankelijkheid betekent de juiste talen, de juiste kanalen en duidelijke openbare informatie over het gebruik ervan.
• Vertrouwelijke en beschermde meldingen mogelijk maken. Melders moeten hun zorgen vertrouwelijk kunnen uiten en de procedure moet hen beschermen tegen represailles of benadeling. Voor arbeiders in de toeleveringsketen, die vaak het meest kwetsbaar zijn, is anoniem melden met een veilige opvolging de meest betrouwbare manier om dit te bieden.
• Gepubliceerde procedureregels volgen. De LkSG verwacht dat je duidelijke, begrijpelijke regels publiceert: wie verantwoordelijk is, hoe een klacht wordt behandeld, wat de stappen zijn en wat melders kunnen verwachten. Het proces moet onpartijdig zijn en de personen die het uitvoeren moeten onafhankelijk zijn en niet gebonden aan instructies van degenen die er mogelijk bij betrokken zijn.
• Dialoog en herstel mogelijk maken. De procedure moet het mogelijk maken de feiten te bespreken met de melder en leiden tot herstelmaatregelen wanneer een overtreding wordt vastgesteld of waarschijnlijk is. Een klacht die simpelweg wordt geregistreerd en vergeten, voldoet niet aan de norm.
• Periodiek worden beoordeeld en effectief zijn in de praktijk. Je moet de effectiviteit ten minste eenmaal per jaar beoordelen, evenals wanneer je een aanzienlijke verandering of uitbreiding van je risicosituatie verwacht. "Effectief" betekent dat het kanaal daadwerkelijk wordt gebruikt en vertrouwd. Een kanaal dat nooit een klacht ontvangt, kan erop wijzen dat werknemers er niet van op de hoogte zijn of het niet vertrouwen, niet dat alles in orde is.

Hoe niet-Duitse bedrijven dit moeten aanpakken

Je hebt geen afzonderlijk Duits systeem nodig. Je hebt één mechanisme nodig dat voldoet aan de eisen van de LkSG én meeschaalt met je bredere internationale voetafdruk en de komende CSDDD. Een paar aanbevelingen:

• Bouw het één keer op, voldoe op brede schaal. Eén enkel klachtenmechanisme dat voldoet aan de effectiviteitscriteria van de VN-richtsnoeren (UNGP) zal in de regel voldoen aan de LkSG, de Franse Loi de Vigilance en de CSDDD, omdat ze dezelfde basis delen.
• Lokaliseer voor je daadwerkelijke toeleveringsketen, niet alleen voor Duitsland. Meertalige invoer via meerdere kanalen (web, mobiel, telefoon, spraak) bereikt werknemers en gemeenschappen waar ze zich ook bevinden.
• Documenteer alles. Gestructureerde dossieropbouw met tijdstempels levert het bewijs van een goed werkende procedure waar het BAFA en je Duitse klanten nu om vragen.
• Zorg dat het vindbaar is. Gepubliceer je procedureregels en voer bewustwordingscampagnes op locaties van leveranciers. Toegankelijkheid is een wettelijke vereiste, geen marketing-overweging achteraf.

Met software voor klachtenbeheer in de toeleveringsketen kunnen internationale organisaties voldoen aan de vereiste van het Beschwerdeverfahren zonder een Duitsland-specifiek systeem te hoeven bouwen. SpeakUp Report biedt anonieme, meertalige invoer, een onpartijdige workflow voor casusbeheer, het opvolgen van herstelmaatregelen en een audit-klaar archief dat aantoont dat je klachtenprocedure werkt.

Let op: dit artikel is een algemene gids en geen juridisch advies. Verplichtingen onder de LkSG en de overgang naar een wet ter uitvoering van de CSDDD zijn in beweging. Raadpleeg een gekwalificeerd juridisch adviseur om je huidige verplichtingen te controleren.

Veelgestelde vragen

Is de LkSG van toepassing op niet-Duitse bedrijven?

Direct is de LkSG van toepassing op bedrijven met 1.000 of meer werknemers in Duitsland. Indirect sijpelen de verwachtingen rond zorgvuldigheid en klachtenprocedures door naar niet-Duitse leveranciers via de contracten en leveranciersvoorwaarden van hun Duitse klanten die onder de wet vallen.

Is de LkSG afgeschaft?

Nee. De jaarlijkse rapporteringsverplichting aan het BAFA is geschrapt en de wet zal uiteindelijk naar verwachting worden vervangen door een Duitse wet ter uitvoering van de EU CSDDD, maar de kernplichten, waaronder de klachtenprocedure, blijven van kracht.

Wat is het Beschwerdeverfahren?

Het is de door de LkSG verplichte klachtenprocedure: een toegankelijk, vertrouwelijk kanaal waarmee mensen die gevolgen ondervinden van de toeleveringsketen van een bedrijf, hun zorgen over mensenrechten en milieu kunnen uiten, met bescherming tegen represailles en een gepubliceerd, onpartijdig proces.

Heb ik een afzonderlijke klachtenprocedure nodig voor Duitsland?

Nee. Één enkel klachtenmechanisme dat voldoet aan de UNGP-effectiviteitscriteria kan naast de CSDDD en andere zorgvuldigheidswetten ook aan de LkSG voldoen. Dat is efficiënter dan het onderhouden van landspecifieke kanalen.

Heb je een klachtenprocedure nodig die in één keer voldoet aan de LkSG en de komende CSDDD? Boek een demo.

‍