Wat is een niet-vergeldingsbeleid en waarom is dat belangrijk?

Er is een kloof die de kern vormt van de meeste spreekprogramma's. Organisaties investeren in meldingskanalen, trainen managers in hoe ze met problemen moeten omgaan en schrijven een klokkenluidersbeleid dat elk nalevingsvakje aanvinkt. Dan maakt iemand zich zorgen en zes maanden later wordt hij gepasseerd voor promotie. Of stilletjes overgestapt naar een ander team. Of het is gelukt.

Niemand noemde het vergelding. Officieel is dat zelden het geval. Maar de boodschap komt over en komt snel over.

EEN niet-vergeldingsbeleid is het document dat het verschil maakt tussen een spreekcultuur die werkt en een cultuur die enkel op papier bestaat. Deze gids behandelt wat de taal moet zeggen, waarom de taal belangrijk is, wat de wet vereist en hoe de bredere voorwaarden kunnen worden gecreëerd om de taal te laten functioneren.

Bronnen waarnaar wordt verwezen, zijn onder meer de EU-klokkenluidersrichtlijn (2019/1937), De bedrijfsprincipes van Transparency International voor de bestrijding van omkoping, de ACFE-rapport aan de Nations 2022, en ISO 37002:2021 (Beheersystemen voor klokkenluiders).

‍

Waarom vergelding de grootste bedreiging is voor een spreekcultuur

Uit het ACFE-rapport voor 2022 aan de Nations bleek dat organisaties met anonieme meldpunten fraude hebben ontdekt. twee keer zo snel en leed lagere mediane verliezen dan degenen zonder. De gegevens zijn ondubbelzinnig: rapporteringsmechanismen besparen organisaties geld en brengen problemen eerder aan het licht.

Maar ze werken alleen als mensen ze gebruiken. En mensen gebruiken ze alleen als ze denken dat ze daar veilig voor zijn.

Uit de eigen effectbeoordeling van de Europese Commissie voor de klokkenluidersrichtlijn bleek dat angst voor vergelding de belangrijkste reden was waarom individuen ervoor kozen hun bezorgdheid niet te melden. Geen onzekerheid over het proces. Geen gebrek aan toegang tot kanalen. Angst.

ISO 37002:2021, de internationale norm voor klokkenluidersbeheersystemen, is expliciet: het beschermen van individuen tegen vergelding is geen ondergeschikte overweging, het is een basisvereiste voor elk effectief rapportagesysteem. Zonder dit werkt het systeem niet.

‍

Wat is een niet-vergeldingsbeleid?

Een niet-vergeldingsbeleid is een formele toezegging van een organisatie dat personen die te goeder trouw hun bezorgdheid uiten, hetzij via interne kanalen, aan een toezichthouder of aan andere legitieme instanties, als gevolg daarvan geen nadelige gevolgen zullen ondervinden.

Het is gerelateerd aan, maar verschilt van, een klokkenluidersbeleid. Een klokkenluidersbeleid beschrijft het meldingsproces. Een niet-vergeldingsbeleid beschrijft de bescherming die wordt geboden aan mensen die er gebruik van maken. Beide zijn noodzakelijk; geen van beide is voldoende.

‍

Wat telt als vergelding?

Dit is waar veel beleidsmaatregelen en veel managers in de problemen komen. Vergelding ligt niet altijd voor de hand. Het is zelden een ontslagbrief waarin staat „u wordt ontslagen omdat u een probleem hebt gemeld”. De meeste vergelding is subtieler, cumulatief en aannemelijk te ontkennen.

De klokkenluidersrichtlijn van de EU biedt een van de meest uitgebreide definities in elk wettelijk kader. De definitie van vergelding omvat onder meer schorsing, ontslag, ontslag of gelijkwaardige maatregelen; degradatie of het achterhouden van promotie; overplaatsing, verandering van locatie of loonsverlaging; verandering in werktijden of negatieve prestatiebeoordelingen; dwang, intimidatie, intimidatie of uitsluiting; zwarte lijsten die afbreuk kunnen doen aan toekomstige tewerkstelling; voortijdige beëindiging van contracten voor goederen of diensten; reputatieschade, ook op sociale media; en geestelijk letsel, waaronder psychologische druk.

Deze breedte is belangrijk. Een beleid dat enkel bescherming biedt tegen formeel ontslag, laat veel ruimte voor de subtielere vormen die in de praktijk veel vaker voorkomen.

‍

Wie is beschermd?

Het instinct om de bescherming te beperken tot directe werknemers loopt steeds verder uit de pas met de wettelijke vereisten en goede praktijken. De EU-richtlijn breidt de bescherming uit tot werknemers, waaronder deeltijdse en tijdelijke werknemers, zelfstandigen en freelancers, aandeelhouders en bestuursleden, vrijwilligers en onbetaalde stagiaires, sollicitanten die zich zorgen maken tijdens de aanwerving, facilitators die een verslaggever bijstaan, en derden die verbonden zijn met de melder die mogelijk te maken krijgen met secundaire vergelding.

Voor organisaties die buiten de EU actief zijn, weerspiegelen veel van deze uitbreidingen de beste praktijken, zelfs als ze nog niet wettelijk vereist zijn. ISO 37002:2021 beveelt een even breed beschermingsbereik aan.

‍

Wat een niet-vergeldingsbeleid moet omvatten

Een beleid dat zegt „we nemen geen wraak op mensen die hun bezorgdheid uiten” en niets anders is geen beleid, het is een statement. Effectief niet-vergeldingsbeleid is een operationeel document. Ze vertellen mensen wat er onder de dekking valt, wie onder de dekking valt, hoe klachten worden behandeld en wat de gevolgen zijn voor degenen die wraak nemen.

Een duidelijke definitie van vergelding

Gebruik het kader van de EU-richtlijn als u actief bent in of verkoopt op EU-markten, het is al de wettelijke norm voor een aanzienlijk deel van uw personeel. Voor organisaties buiten de EU: pas het aan uw jurisdictie aan en maak daarbij een groot verschil. De definitie moet expliciet indirecte en subtiele vormen omvatten: uitsluiting van vergaderingen, vermindering van verantwoordelijkheden, verandering van toon bij het management, negatieve verwijzingen.

De omvang van de bescherming

Definieer duidelijk wie beschermd is. Als je een spreekcultuur wilt die verder gaat dan directe werknemers, maar ook aannemers, partners en leveranciers, zeg dat dan expliciet. Een beleid dat te veel compromissen sluit en ondermaats presteert, is erger dan een beperkter maar betrouwbaar beleid.

De norm voor goede trouw

De bescherming is van toepassing op personen die te goeder trouw hun bezorgdheid uiten, wat betekent dat zij oprecht geloven dat de informatie waar is op het moment van de melding, zelfs als deze later onjuist blijkt te zijn of de bezorgdheid niet wordt bevestigd. Dit is een belangrijke verduidelijking. Medewerkers aarzelen soms om zich te melden omdat ze niet zeker weten of hun bezorgdheid juist is. Bescherming te goeder trouw neemt die barrière weg.

Het beleid moet ook duidelijk zijn dat de bescherming niet geldt voor opzettelijk valse meldingen die te kwader trouw zijn gedaan, wat een heel andere situatie is dan een goedbedoelde melding die niet tot een bevinding leidt.

Vergelding melden

Het beleid moet mensen vertellen wat ze moeten doen als ze denken dat ze te maken krijgen met vergelding. Het meldingsmechanisme moet onafhankelijk zijn van het lijnmanagement (dat vaak de bron is van de vergelding) en moet een vertrouwelijke of anonieme optie omvatten. Volgens ISO 37002:2021 moeten organisaties ervoor zorgen dat degenen die melding maken van vergelding zelf worden beschermd tegen verdere vergelding omdat ze dat hebben gedaan.

Onderzoeksproces

Klachten over vergelding moeten snel worden onderzocht door iemand met de juiste onafhankelijkheid en autoriteit. Het beleid moet beschrijven wie de klacht ontvangt, wie het onderzoek uitvoert, wat de typische tijdlijn is en welke uitkomsten mogelijk zijn. Wanneer de vermeende vergelder een senior manager is, is onafhankelijk toezicht (van de raad van bestuur, een auditcomité of een externe partij) aangewezen.

Gevolgen voor vergelding

Een niet-vergeldingsbeleid zonder gevolgen is niet geloofwaardig. In het beleid moet duidelijk worden vermeld dat vergelding, in welke vorm dan ook, een ernstige tuchtzaak is die kan leiden tot ontslag, en dat managers die vergelding door anderen tolereren of faciliteren, in gelijke mate verantwoordelijk zijn.

Dit is belangrijker dan het afschrikkende effect ervan. Medewerkers kijken hoe de organisatie reageert wanneer het beleid wordt getest, en de reactie op de eerste zichtbare vergeldingszaak zal de geloofwaardigheid van het beleid jarenlang bepalen.

Wettelijke rechten

In het beleid moet worden erkend dat individuen, afhankelijk van de jurisdictie, wettelijke rechten hebben die verder gaan dan de rechten die door het beleid zelf worden verleend. In de EU kunnen personen die onder de klokkenluidersrichtlijn vallen, rechtstreeks rechtsmiddelen aanvragen bij nationale rechtbanken en toezichthouders. Hierover transparant zijn is een teken van goede trouw, geen aansprakelijkheid.

‍

De grenzen van beleid: wat een document niet kan

Een goed geschreven niet-vergeldingsbeleid is noodzakelijk. Het is niet voldoende.

Vergelding vindt meestal plaats op het niveau van het lijnmanagement, bij dagelijkse beslissingen die individueel verklaarbaar en collectief verwoestend zijn. Geen enkel beleidsdocument reikt tot die ruimte. Wat wel tot uiting komt is cultuur, de ervaring die je hebt opgedaan of het echt veilig is om je stem te laten horen, versterkt door hoe het management zich gedraagt en wat er gebeurt met mensen die hun bezorgdheid uiten.

Managementtraining

Managers moeten begrijpen hoe vergelding er in de praktijk uitziet, inclusief de subtiele vormen. Ze moeten begrijpen wat hun verplichtingen zijn wanneer iemand in hun team een probleem maakt, waaronder de verplichting om het rapport niet met anderen te bespreken, de arbeidsomstandigheden van de persoon niet te wijzigen en om eventuele zorgen over de manier waarop de melder wordt behandeld, te escaleren. Dit kan niet alleen in een beleidsdocument worden weergegeven. Het vereist training, die in de loop van de tijd wordt herhaald, met echte scenario's.

Zichtbare betrokkenheid bij het leiderschap

De bedrijfsprincipes van Transparency International voor de bestrijding van omkoping zijn duidelijk: toon van bovenaf is geen gemeenplaats. Het is een van de meest betrouwbare voorspellers van de vraag of ethische verplichtingen ingebed of performatief zijn. Wanneer leiders openlijk spreken over het belang van het uiten van bezorgdheid en wanneer ze actie ondernemen als zich zorgen maken, wordt het beleid geloofwaardig. Als leiders zwijgen of afwijzend zijn, compenseert geen enkel beleid.

Anonieme en vertrouwelijke meldingskanalen

De meest consistente bevinding in onderzoek naar spreekprogramma's is dat verslaggevers opties nodig hebben. Sommige mensen vinden het prettig om hun zorgen rechtstreeks bij hun manager te melden. Anderen zijn dat niet — omdat de manager zich zorgen maakt, of omdat ze hebben gezien wat er is gebeurd met anderen die zich hebben gemeld, of omdat ze nog niet zeker weten of hun bezorgdheid groot genoeg is om hun naam op te noemen.

Vertrouwelijke en anonieme meldingskanalen zijn geen concessie aan wantrouwen, maar een erkenning van hoe mensen zich daadwerkelijk gedragen onder omstandigheden van onzekerheid en risico. De klokkenluidersrichtlijn van de EU vereist dat organisaties met 50 of meer werknemers dergelijke kanalen opzetten en anonieme meldingen toestaan wanneer de lidstaten die bepaling implementeren.

Het SpeakUp-platform is gebaseerd op dit inzicht: veilige rapportage via meerdere kanalen met een anonieme dialoog in twee richtingen, zodat zelfs verslaggevers die zich niet willen identificeren, deel kunnen nemen aan het onderzoeksproces. Kijk hoe het werkt.

Opvolging en feedback

ISO 37002:2021 vereist dat organisaties de ontvangst van een rapport binnen zeven dagen bevestigen en binnen een redelijke termijn feedback geven over de uitkomst. Als verslaggevers geen erkenning krijgen en geen aanwijzingen krijgen dat hun bezorgdheid serieus is genomen, gaan ze ervan uit dat dit niet het geval is. Die veronderstelling wordt verspreid. Een gesloten rapportering, waarbij verslaggevers binnen de grenzen van de vertrouwelijkheid op de hoogte worden gehouden van de status van hun probleem, is een van de sterkste signalen die een organisatie kan uitzenden dat het systeem werkt.

‍

Het juridische landschap voor niet-vergelding

De wettelijke vereisten variëren aanzienlijk per rechtsgebied, sector en organisatiegrootte. Het volgende is een overzicht, geen juridisch advies. Uw juridische of nalevingsfunctie moet de specifieke vereisten beoordelen die van toepassing zijn op uw organisatie.

EU-klokkenluidersrichtlijn (2019/1937)

De richtlijn verplicht de lidstaten ervoor te zorgen dat personen die inbreuken op de EU-wetgeving melden, worden beschermd tegen vergelding. Het is van toepassing op organisaties met 50 of meer werknemers en alle overheidsinstanties. Belangrijkste bepalingen: een verbod op vergelding in welke vorm dan ook, inclusief indirecte en dreigende vergelding; een omkering van de bewijslast in vergeldingsprocedures, zodat de organisatie moet aantonen dat het nadeel geen vergelding was; vereisten voor interne meldingskanalen die anonieme melding mogelijk maken wanneer de lidstaten deze bepaling hebben geïmplementeerd; en tijdelijke hulp voor personen die te maken krijgen met vergelding in afwachting van een oplossing van de procedure.

Britse Public Interest Disclosure Act 1998

De PIDA beschermt werknemers die gekwalificeerde informatie verstrekken — over strafbare feiten, gezondheids- en veiligheidsrisico's, milieuschade, gerechtelijke dwalingen of het verzwijgen van dergelijke zaken — tegen ontslag en benadeling. De PIDA heeft een beperkter toepassingsgebied dan de EU-richtlijn: ze heeft betrekking op minder zorgwekkende categorieën, is alleen van toepassing op werknemers in plaats van op de bredere categorieën die onder de richtlijn vallen, en omvat geen omkering van de bewijslast. Na de Brexit is de Britse wetgeving op dit gebied niet bijgewerkt om deze aan te passen aan de richtlijn.

Amerikaanse federale bescherming voor klokkenluiders

De VS hebben een lappendeken van sectorspecifieke beschermingen: de Sarbanes-Oxley Act heeft betrekking op werknemers van beursgenoteerde bedrijven die effectenfraude melden; de Dodd-Frank Act biedt financiële prikkels en bescherming voor personen die rapporteren aan de SEC; de False Claims Act heeft betrekking op personen die fraude melden tegen de federale overheid. Beschermingen en rechtsmiddelen verschillen aanzienlijk per wet.

‍

Veelgestelde vragen: niet-vergeldingsbeleid

Wat is het verschil tussen een niet-vergeldingsbeleid en een klokkenluidersbeleid?

Een klokkenluidersbeleid beschrijft hoe u uw bezorgdheid kunt uiten, de beschikbare kanalen, de soorten zorgen die aan bod komen en het onderzoeksproces. Een niet-vergeldingsbeleid beschrijft de bescherming die wordt geboden aan mensen die deze kanalen gebruiken. Beide zijn nodig. Een klokkenluidersbeleid zonder een niet-vergeldingsbeleid is onvolledig; een niet-vergeldingsbeleid zonder rapportageproces om dit te verankeren is theoretisch.

Moet een niet-vergeldingsbeleid ook betrekking hebben op aannemers en freelancers?

Volgens de klokkenluidersrichtlijn van de EU geldt de bescherming inderdaad voor zelfstandigen, freelancers, vrijwilligers en anderen die verder gaan dan directe werknemers. Voor organisaties buiten de EU wordt uit het oogpunt van goede praktijken ten zeerste aanbevolen om de bescherming uit te breiden tot meer dan werknemers, met name wanneer die personen toegang hebben tot informatie over mogelijke misstanden.

Wat moet er gebeuren als een manager wordt beschuldigd van vergelding?

Het onderzoek moet onafhankelijk van die manager worden uitgevoerd. Afhankelijk van de anciënniteit kan dit de betrokkenheid vereisen van HR, Legal, de compliancefunctie of (voor zeer oudere personen) het bestuur of een externe partij. De persoon die de klacht indient, moet tijdens het onderzoektijdvak worden beschermd tegen verder contact met de manager.

Kan een organisatie aansprakelijk worden gesteld voor represailles, zelfs als dat onbedoeld was?

In de meeste rechtsgebieden wel. De EU-richtlijn legt de bewijslast bij de organisatie zodra een verslaggever aantoont dat hij een melding heeft gedaan en vervolgens een nadeel heeft geleden. Intentie is relevant voor individuele verantwoordelijkheid, maar is geen volledige verdediging voor de organisatie. Dit maakt een proactief beheer van de arbeidsomstandigheden na de melding van essentieel belang.

Hoe weten we of onze bescherming zonder vergelding echt werkt?

De rapportagepercentages zijn één indicator, maar ze hebben context nodig. Een plotselinge daling van het aantal meldingen kan erop wijzen dat het vertrouwen is afgenomen. Spoor: het aantal zorgen dat in de loop van de tijd is geuit, het percentage dat tot formele bevindingen heeft geleid, het aantal vergeldingsklachten en de werkgelegenheidstrajecten van personen die hun bezorgdheid hebben geuit. Gegevens uit het exitinterview kunnen ook patronen aan het licht brengen die interne statistieken missen.

‍

Creëer een spreekcultuur waarin rapporteren veilig aanvoelt

Een niet-vergeldingsbeleid is slechts zo effectief als de infrastructuur die dit ondersteunt. SpeakUp biedt organisaties een anoniem, veilig rapportageplatform dat het voor werknemers eenvoudig maakt om hun zorgen te uiten, en voor nalevingsteams om zaken te beheren, te onderzoeken en af te sluiten met een volledig audittraject.

Ontdek hoe SpeakUp werkt of boek een demo om erachter te komen hoe we uw organisatie kunnen helpen een spreekcultuur op te bouwen die werknemers daadwerkelijk vertrouwen.

‍