Was ist eine Politik ohne Vergeltungsmaßnahmen und warum ist sie wichtig?

Es gibt eine Lücke, die bei den meisten Speakup-Programmen im Mittelpunkt steht. Unternehmen investieren in Meldekanäle, schulen Manager im Umgang mit Bedenken und verfassen Richtlinien zur Meldung von Missständen, die alle Compliance-Kriterien erfüllen. Dann äußert jemand ein Anliegen und sechs Monate später wird er bei der Beförderung übergangen. Oder ist leise in ein anderes Team gewechselt. Oder es geschafft.

Niemand nannte es Vergeltung. Offiziell ist es selten. Aber die Botschaft kommt an, und sie verbreitet sich schnell.

EIN Politik der Nichtvergeltung ist das Dokument, das den Unterschied zwischen einer funktionierenden Meinungsäußerungskultur und einer Kultur ausmacht, die nur auf dem Papier existiert. Dieser Leitfaden behandelt, was es zu sagen hat, warum die Sprache wichtig ist, was das Gesetz verlangt und wie die umfassenderen Bedingungen geschaffen werden können, damit es funktioniert.

Zu den referenzierten Quellen gehören die EU-Whistleblowing-Richtlinie (2019/1937), Die Geschäftsprinzipien von Transparency International zur Bekämpfung von Bestechung, das ACFE-Bericht an die Nationen 2022, und ISO 37002:2021 (Whistleblowing-Managementsysteme).

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Warum Vergeltungsmaßnahmen die größte Bedrohung für eine Redekultur sind

Der ACFE-Bericht an die Nationen für 2022 ergab, dass Organisationen mit anonymen Meldehotlines Betrug aufgedeckt haben doppelt so schnell und litt geringere Durchschnittsverluste als die ohne sie. Die Daten sind eindeutig: Berichtsmechanismen sparen Unternehmen Geld und erkennen Probleme früher.

Aber sie funktionieren nur, wenn die Leute sie benutzen. Und die Leute benutzen sie nur, wenn sie glauben, dass sie das sicher tun können.

In der eigenen Folgenabschätzung der Europäischen Kommission für die Whistleblowing-Richtlinie wurde festgestellt, dass die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen der Hauptgrund dafür war, dass sich Einzelpersonen entschieden haben, Bedenken nicht zu melden. Keine Ungewissheit über den Prozess. Nicht mangelnder Zugang zu Kanälen. Angst.

ISO 37002:2021, die internationale Norm für Whistleblowing-Managementsysteme, ist eindeutig: Der Schutz von Personen vor Vergeltungsmaßnahmen ist keine zweitrangige Überlegung, sondern eine grundlegende Anforderung für jedes effektive Berichtssystem. Ohne sie funktioniert das System nicht.

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Was ist eine Politik ohne Vergeltung?

Eine Politik ohne Vergeltungsmaßnahmen ist eine formelle Zusage einer Organisation, dass Personen, die in gutem Glauben Bedenken äußern, sei es über interne Kanäle, gegenüber einer Aufsichtsbehörde oder gegenüber anderen legitimen Stellen, keine negativen Folgen haben müssen.

Sie steht im Zusammenhang mit einer Whistleblowing-Richtlinie, unterscheidet sich aber von dieser. Eine Whistleblowing-Richtlinie beschreibt den Meldeprozess. Eine Richtlinie zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen beschreibt den Schutz, der Personen gewährt wird, die sie nutzen. Beides ist notwendig; keines allein ist ausreichend.

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Was gilt als Vergeltung?

Hier geraten viele Richtlinien und viele Manager in Schwierigkeiten. Vergeltungsmaßnahmen sind nicht immer offensichtlich. Es ist selten ein Kündigungsschreiben, in dem es heißt: „Sie werden entlassen, weil Sie ein Problem gemeldet haben“. Die meisten Vergeltungsmaßnahmen sind subtiler, kumulativer und plausibel abstreitbar.

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie bietet eine der umfassendsten Definitionen in allen rechtlichen Rahmenbedingungen. Er definiert Vergeltungsmaßnahmen als Aussetzung, Entlassung, Entlassung oder gleichwertige Maßnahmen, Herabstufung oder Verweigerung der Beförderung, Versetzung, Ortswechsel oder Lohnsenkung, Änderung der Arbeitszeiten oder negative Leistungsbeurteilungen, Nötigung, Einschüchterung, Belästigung oder Ausgrenzung, schwarze Listen, die die zukünftige Beschäftigung beeinträchtigen könnten, vorzeitige Kündigung von Waren- oder Dienstleistungsverträgen, Rufschädigung, auch in sozialen Medien, und psychische Schäden. einschließlich psychischem Druck.

Diese Breite ist wichtig. Eine Politik, die nur vor formeller Entlassung schützt, lässt viel Spielraum für subtilere Formen, die in der Praxis weitaus üblicher sind.

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Wer ist geschützt?

Der Instinkt, den Schutz auf direkte Mitarbeiter zu beschränken, widerspricht zunehmend den gesetzlichen Anforderungen und bewährten Verfahren. Die EU-Richtlinie erweitert den Schutz auf Arbeitnehmer, darunter Teilzeitbeschäftigte und befristet Beschäftigte, Selbstständige und Freiberufler, Aktionäre und Vorstandsmitglieder, Freiwillige und unbezahlte Auszubildende, Stellenbewerber, die bei der Einstellung auf Bedenken stoßen, Moderatoren, die einen Reporter unterstützen, und Dritte, die mit dem Melder in Verbindung stehen und mit sekundären Vergeltungsmaßnahmen rechnen müssen.

Für Organisationen, die außerhalb der EU tätig sind, entsprechen viele dieser Erweiterungen bewährten Verfahren, auch wenn sie noch nicht gesetzlich vorgeschrieben sind. ISO 37002:2021 empfiehlt einen ähnlich breiten Schutzumfang.

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Was eine Politik ohne Vergeltungsmaßnahmen beinhalten muss

Eine Politik, die besagt, dass „wir keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Menschen ergreifen, die Bedenken äußern“ und nichts anderes, ist keine Politik, sie ist eine Erklärung. Wirksame Maßnahmen zur Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen sind operative Dokumente. Sie informieren die Menschen darüber, was abgedeckt ist, wer versichert ist, wie mit Beschwerden umgegangen wird und welche Folgen dies für diejenigen hat, die Vergeltungsmaßnahmen ergreifen.

Eine klare Definition von Vergeltung

Verwenden Sie den Rahmen der EU-Richtlinie, wenn Sie auf EU-Märkten tätig sind oder dort verkaufen. Für einen erheblichen Teil Ihrer Belegschaft ist dies bereits der Rechtsstandard. Für Organisationen außerhalb der EU sollten Sie den Rechtsrahmen an Ihre Rechtsprechung anpassen und dabei auf der Seite der Breite liegen. Die Definition sollte ausdrücklich indirekte und subtile Formen enthalten: Ausschluss von Besprechungen, Reduzierung der Verantwortlichkeiten, Änderung des Umgangs mit dem Management, negative Verweise.

Der Umfang des Schutzes

Definieren Sie klar, wer geschützt ist. Wenn Sie eine Gesprächskultur wünschen, die sich nicht nur auf direkte Mitarbeiter, sondern auch auf Auftragnehmer, Partner und Lieferanten erstreckt, sagen Sie dies ausdrücklich. Eine Politik, die zu viel verspricht und zu wenig liefert, ist schlimmer als eine engere, aber verlässliche.

Der Standard von Treu und Glauben

Der Schutz gilt für Personen, die in gutem Glauben Bedenken äußern, was bedeutet, dass sie zum Zeitpunkt der Meldung ernsthaft davon ausgehen, dass die Informationen wahr sind, auch wenn sie sich später als falsch herausstellen oder die Bedenken nicht bestätigt werden. Dies ist eine wichtige Klarstellung. Mitarbeiter zögern manchmal, sich zu melden, weil sie nicht sicher sind, ob ihr Anliegen richtig ist. Der Schutz nach Treu und Glauben beseitigt dieses Hindernis.

In der Richtlinie sollte auch klar sein, dass sich der Schutz nicht auf wissentlich falsche Berichte erstreckt, die in böser Absicht erstellt wurden. Dies ist eine völlig andere Situation als ein gut gemeinter Bericht, der nicht zu einer Feststellung führt.

Meldung von Vergeltungsmaßnahmen

Die Politik muss den Menschen sagen, was zu tun ist, wenn sie glauben, dass sie Vergeltungsmaßnahmen erleiden. Der Meldemechanismus sollte unabhängig vom Linienmanagement sein (das häufig die Quelle der Vergeltungsmaßnahmen ist) und eine vertrauliche oder anonyme Option beinhalten. Gemäß ISO 37002:2021 müssen Organisationen sicherstellen, dass diejenigen, die Vergeltungsmaßnahmen melden, selbst vor weiteren Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind.

Ablauf der Untersuchung

Beschwerden über Vergeltungsmaßnahmen müssen umgehend von einer Person mit entsprechender Unabhängigkeit und Autorität untersucht werden. In der Richtlinie sollte beschrieben werden, wer die Beschwerde erhält, wer die Untersuchung durchführt, wie der typische Zeitplan abläuft und welche Ergebnisse möglich sind. Handelt es sich bei dem mutmaßlichen Vergeltungsgeber um einen leitenden Angestellten, ist eine unabhängige Aufsicht (durch den Vorstand, einen Prüfungsausschuss oder eine externe Partei) angemessen.

Folgen von Vergeltungsmaßnahmen

Eine Politik ohne Vergeltungsmaßnahmen ohne Konsequenzen ist nicht glaubwürdig. In der Richtlinie muss unmissverständlich klargestellt werden, dass Vergeltungsmaßnahmen in jeder Form eine schwerwiegende Disziplinarangelegenheit sind, die zur Entlassung führen kann, und dass Manager, die Vergeltungsmaßnahmen anderer tolerieren oder fördern, ebenfalls zur Rechenschaft gezogen werden müssen.

Dies ist über seine abschreckende Wirkung hinaus von Bedeutung. Die Mitarbeiter beobachten, wie das Unternehmen reagiert, wenn die Richtlinie auf die Probe gestellt wird, und die Reaktion auf den ersten sichtbaren Vergeltungsfall wird die Glaubwürdigkeit der Richtlinie über Jahre hinweg bestimmen.

Gesetzliche Rechte

Die Richtlinie sollte anerkennen, dass Einzelpersonen je nach Gerichtsbarkeit gesetzliche Rechte haben, die über die in der Police selbst vorgesehenen Rechte hinausgehen. In der EU können Personen, die unter die Whistleblowing-Richtlinie fallen, direkt bei den nationalen Gerichten und Aufsichtsbehörden Rechtsbehelfe einlegen. Diesbezüglich transparent zu sein, ist ein Zeichen von Treu und Glauben, keine Haftung.

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Die Grenzen der Politik: Was ein Dokument nicht kann

Eine gut formulierte Politik gegen Vergeltungsmaßnahmen ist notwendig. Sie ist nicht ausreichend.

Vergeltungsmaßnahmen finden am häufigsten auf der Ebene des Linienmanagements statt, bei alltäglichen Entscheidungen, die individuell erklärbar und kollektiv verheerend sind. Kein politisches Dokument reicht in diesen Bereich. Was hier ankommt, ist die Kultur, die gelebte Erfahrung, ob es wirklich sicher ist, sich zu äußern, was dadurch verstärkt wird, wie sich das Management verhält und was mit Menschen passiert, die Bedenken äußern.

Schulung für Führungskräfte

Manager müssen verstehen, wie Vergeltungsmaßnahmen in der Praxis aussehen, einschließlich der subtilen Formen. Sie müssen ihre Verpflichtungen verstehen, wenn jemand aus ihrem Team Bedenken äußert. Dazu gehört auch die Verpflichtung, den Bericht nicht mit anderen zu besprechen, die Arbeitsbedingungen der Person nicht zu ändern und Bedenken darüber, wie der Reporter behandelt wird, zu eskalieren. Dies kann nicht allein in einem Strategiedokument zum Ausdruck gebracht werden. Dies erfordert eine im Laufe der Zeit wiederholte Schulung mit realen Szenarien.

Sichtbares Engagement der Führung

Die Geschäftsprinzipien von Transparency International zur Bekämpfung von Bestechung sind klar: Ein Ton von oben ist keine Plattitüde. Es ist einer der verlässlichsten Prädiktoren dafür, ob ethische Verpflichtungen verankert oder performativ sind. Wenn führende Politiker offen darüber sprechen, wie wichtig es ist, Bedenken zu äußern, und sich zeigen, dass sie Maßnahmen ergreifen, wenn Bedenken auftauchen, wird die Politik glaubwürdig. Wenn die Staats- und Regierungschefs schweigen oder ablehnend sind, gleicht keine Politik das aus.

Anonyme und vertrauliche Meldekanäle

Das beständigste Ergebnis der Forschung zu Redaktionsprogrammen ist, dass Reporter Optionen benötigen. Einige Personen fühlen sich wohl dabei, Bedenken direkt mit ihrem Vorgesetzten zu äußern. Andere tun es nicht — weil das Anliegen ihren Vorgesetzten betrifft, oder weil sie gesehen haben, was mit anderen passiert ist, die sich gemeldet haben, oder weil sie sich noch nicht sicher sind, ob ihr Anliegen bedeutsam genug ist, um sie namentlich zu nennen.

Vertrauliche und anonyme Meldekanäle sind kein Zugeständnis an Misstrauen, sie sind eine Bestätigung dafür, wie sich Menschen unter Bedingungen der Unsicherheit und des Risikos tatsächlich verhalten. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern, solche Kanäle einzurichten und anonyme Meldungen zu ermöglichen, sofern die Mitgliedstaaten diese Bestimmung umsetzen.

Die Plattform von SpeakUp basiert auf diesen Erkenntnissen: sichere, mehrkanalige Berichterstattung mit wechselseitigem, anonymen Dialog, sodass auch Reporter, die sich nicht identifizieren möchten, am Ermittlungsprozess teilnehmen können. Schau dir an, wie es funktioniert.

Nachverfolgung und Feedback

Nach ISO 37002:2021 müssen Unternehmen den Erhalt eines Berichts innerhalb von sieben Tagen bestätigen und innerhalb einer angemessenen Frist Feedback zum Ergebnis geben. Wenn Reporter keine Bestätigung und keinen Hinweis darauf erhalten, dass ihr Anliegen ernst genommen wurde, gehen sie davon aus, dass dies nicht der Fall war. Diese Annahme verbreitet sich. Geschlossene Berichterstattung, bei der Reporter innerhalb der Grenzen der Vertraulichkeit über den Status ihres Anliegens auf dem Laufenden gehalten werden, ist eines der stärksten Signale, die eine Organisation aussenden kann, dass das System funktioniert.

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Die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Verzicht auf Vergeltungsmaßnahmen

Die gesetzlichen Anforderungen variieren je nach Gerichtsbarkeit, Branche und Unternehmensgröße erheblich. Das Folgende ist ein Überblick, keine Rechtsberatung. Ihre Rechts- oder Compliance-Abteilung sollte die spezifischen Anforderungen prüfen, die für Ihr Unternehmen gelten.

EU-Whistleblowing-Richtlinie (2019/1937)

Die Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten, dafür zu sorgen, dass Personen, die Verstöße gegen das EU-Recht melden, vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind. Sie gilt für Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern und alle öffentlichen Stellen. Wichtigste Bestimmungen: ein Verbot jeglicher Form von Vergeltungsmaßnahmen, einschließlich indirekter und angedrohter Vergeltungsmaßnahmen; eine Umkehrung der Beweislast in Vergeltungsverfahren, sodass die Organisation nachweisen muss, dass es sich bei dem Schaden nicht um Vergeltungsmaßnahmen handelt; Anforderungen an interne Meldekanäle, die eine anonyme Meldung ermöglichen, sofern die Mitgliedstaaten diese Bestimmung umgesetzt haben; und vorläufiger Rechtsschutz für Personen, die Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sind, bis das Verfahren abgeschlossen ist.

Britisches Gesetz über die Offenlegung von öffentlichem Interesse 1998

Das PIDA schützt Arbeitnehmer, die qualifizierte Angaben machen — über Straftaten, Gesundheits- und Sicherheitsrisiken, Umweltschäden, Justizirrtümer oder die Verheimlichung solcher Angelegenheiten — vor Kündigung und Benachteiligung. Die PIDA hat einen engeren Anwendungsbereich als die EU-Richtlinie: Sie deckt weniger besorgniserregende Kategorien ab, gilt nur für Arbeitnehmer und nicht für die umfassenderen Kategorien, die unter die Richtlinie fallen, und beinhaltet keine Umkehrung der Beweislast. Nach dem Brexit wurden die britischen Gesetze in diesem Bereich nicht aktualisiert, um sie an die Richtlinie anzupassen.

Schutz von Whistleblowern auf US-Bundesebene

In den USA gibt es einen Flickenteppich an branchenspezifischen Schutzmaßnahmen: Der Sarbanes-Oxley Act deckt Mitarbeiter börsennotierter Unternehmen ab, die Wertpapierbetrug melden; der Dodd-Frank Act bietet finanzielle Anreize und Schutzmaßnahmen für Personen, die der SEC Bericht erstatten; der False Claims Act deckt Personen ab, die Betrug gegen die Bundesregierung melden. Schutz- und Rechtsbehelfe sind je nach Gesetz sehr unterschiedlich.

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Häufig gestellte Fragen: Politik gegen Vergeltungsmaßnahmen

Was ist der Unterschied zwischen einer Richtlinie gegen Vergeltungsmaßnahmen und einer Whistleblowing-Richtlinie?

Eine Whistleblowing-Richtlinie beschreibt, wie Bedenken geäußert werden können, welche Kanäle zur Verfügung stehen, welche Arten von Bedenken behandelt werden und wie das Ermittlungsverfahren abläuft. Eine Richtlinie zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen beschreibt den Schutz, der Personen gewährt wird, die diese Kanäle nutzen. Beides wird benötigt. Eine Politik zur Meldung von Missständen ohne Vergeltungsmaßnahmen ist unvollständig; eine Politik, die keine Vergeltungsmaßnahmen vorsieht und keinen Meldeprozess als Grundlage bietet, ist theoretisch.

Muss eine Richtlinie gegen Vergeltungsmaßnahmen auch Auftragnehmer und Freelancer abdecken?

Ja, gemäß der EU-Whistleblowing-Richtlinie gilt der Schutz auch für Selbstständige, Freiberufler, Freiwillige und andere Personen, die nicht direkt angestellt sind. Organisationen außerhalb der EU wird als bewährte Praxis dringend empfohlen, den Schutz über Mitarbeiter hinaus auszudehnen, insbesondere wenn diese Personen Zugang zu Informationen über potenzielles Fehlverhalten haben.

Was sollte passieren, wenn einem Manager Vergeltungsmaßnahmen vorgeworfen werden?

Die Untersuchung muss unabhängig von diesem Manager durchgeführt werden. Je nach Dienstalter kann dies die Mitwirkung der Personalabteilung, der Rechtsabteilung, der Compliance-Abteilung oder (bei sehr hochrangigen Personen) des Vorstands oder einer externen Partei erfordern. Die Person, die die Beschwerde einreicht, sollte während des Untersuchungszeitraums vor weiterem Kontakt mit dem Manager geschützt werden.

Kann eine Organisation für Vergeltungsmaßnahmen haftbar gemacht werden, auch wenn diese unbeabsichtigt waren?

In den meisten Jurisdiktionen ja. Die EU-Richtlinie legt der Organisation die Beweislast zu, sobald ein Reporter nachweist, dass er eine Meldung gemacht hat und in der Folge einen Schaden erlitten hat. Die Absicht ist relevant für die individuelle Rechenschaftspflicht, stellt jedoch keine vollständige Verteidigung für die Organisation dar. Aus diesem Grund ist ein proaktiver Umgang mit den Arbeitsbedingungen nach der Meldung unerlässlich.

Woher wissen wir, ob unser Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen tatsächlich funktioniert?

Meldequoten sind ein Indikator, aber sie benötigen einen Kontext. Ein plötzlicher Rückgang der Berichte könnte darauf hindeuten, dass das Vertrauen nachgelassen hat. Nachverfolgen: die Anzahl der im Laufe der Zeit geäußerten Bedenken, der Anteil, der zu offiziellen Feststellungen geführt hat, die Rate der Beschwerden über Vergeltungsmaßnahmen und die Beschäftigungsentwicklung der Personen, die Bedenken geäußert haben. Daten aus dem Abschlussgespräch können auch Muster aufdecken, die bei internen Kennzahlen übersehen werden.

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Schaffen Sie eine Gesprächskultur, in der sich die Berichterstattung sicher anfühlt

Eine Politik ohne Vergeltungsmaßnahmen ist nur so effektiv wie die Infrastruktur, die sie unterstützt. SpeakUp bietet Unternehmen eine anonyme, sichere Meldeplattform, die es Mitarbeitern leicht macht, Bedenken zu äußern, und Compliance-Teams, Fälle mit einem vollständigen Audit-Trail zu verwalten, zu untersuchen und abzuschließen.

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