7 tips voor compliance officers om effectief om te gaan met wangedrag

Beschouw enkele van de meest impactvolle voorbeelden van klokkenluiders, zoals de ineenstorting van energiegigant Enron in 2001, wat de ernstige gevolgen van wangedrag voor zowel de financiële stabiliteit als het vertrouwen van het publiek onderstreepte. Op dezelfde manier Theranos — een zogenaamde revolutionair op het gebied van bloedtesten die ooit in miljarden werd gewaardeerd, stortte in nadat uit onderzoek bleek dat hun technologie gebrekkig was, wat onnauwkeurige resultaten opleverde die tot ernstige medische fouten hebben geleid.

Bovenstaande gevallen zijn slechts enkele van de duizenden schandalen op het gebied van wangedrag van organisaties. Het spreekt voor zich, klokkenluiders spelen een belangrijke rol bij het ontmaskeren van verhalen over wangedrag. Klokkenluiden en de gevolgen daarvan zijn echter nooit gemakkelijk. Het kan schade en impact op werknemers op talloze manieren, zoals persoonlijke en professionele grieven. Het kan ook een grote tol op het imago, de reputatie en de risico’s van de organisatie, ernstige juridische gevolgen.

Het is dus een belangrijke taak om gevallen van wangedrag tijdig aan te pakken en een ethisch conforme bedrijfsomgeving te handhaven. Maar de echte vraag is: hoe doe je effectief omgaan met wangedrag wanneer het zich voordoet? En zijn er manieren om je voor te bereiden op de storm?

Wat is de betekenis van wangedrag in een professionele omgeving

Wangedrag op de werkplek is elk gedrag of elke handeling die in strijd is met het bedrijfsbeleid, ethische normen of wettelijke voorschriften. Het kan variëren van relatief kleine overtredingen, zoals ongepast gebruik van bedrijfsapparatuur, tot ernstige misdrijven, waaronder intimidatie of fraude.

Gebaseerd op onderzoek heeft iets meer dan de helft (52%) van de werknemers op het werk te maken gehad met of getuige geweest van ongepast, onethisch of illegaal gedrag. De meest voorkomende van deze gedragingen waren pesten (51%), seksuele intimidatie (40%) en racisme (30%). Misgedrag ondermijnt de organisatiecultuur en kan leiden tot aanzienlijke financiële en reputatieschade.

Wat zijn voorbeelden van wangedrag op de werkvloer?

Wangedrag op het werk omvat een breed spectrum van gedragingen, variërend van kleine beleidsovertredingen tot ernstige onwettige handelingen. Veel voorkomende vormen van wangedrag zijn onder andere:

• ‍Pesten: Aanhoudend beledigend, intimiderend, kwaadaardig of beledigend gedrag waardoor de ontvanger zich overstuur, bedreigd, vernederd of kwetsbaar voelt.‍
• Seksuele intimidatie: Ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten en ander verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard dat van invloed is op iemands werk.‍
• Fraude: Misleiding bedoeld om te resulteren in financiël of persoonlijk gewin.‍
• Diefstal: Het stelen van bedrijfsmiddelen, zowel tastbaar als intellectueel.‍
• Discriminatie: Oneerlijke behandeling van werknemers op basis van geslacht, ras, leeftijd, handicap, geaardheid of andere beschermde kenmerken.

Hieronder staan enkele fictieve illustraties van soorten wangedrag op de werkvloer.

Voorbeeld 1: Misbruik van bedrijfsmiddelen

Verhaal: James was al enkele jaren een betrouwbare werknemer bij het logistieke bedrijf, maar onlangs merkten zijn collega’s ongebruikelijke veranderingen in zijn gedrag op. Hij begon te laat te blijven en beweerde te werken aan dringende deadlines. Een IT-audit bracht echter een ander verhaal aan het licht. James had bedrijfscomputers en zijn toegang tot de logistieke beheersoftware gebruikt om een klein nevenbedrijf te runnen, waarbij hij zendingen coördineerde voor persoonlijk gewin. Door dit misbruik van bedrijfsmiddelen en de vertrouwensbreuk kwam James terecht in het midden van een intern onderzoek.

Voorbeeld 2: Ongepast gedrag

Verhaal: Het jaarlijkse kantoorfeest was altijd een hoogtepunt bij Marketing Maven, een plek die bekend staat om zijn bruisende cultuur en hechte team. Het evenement van dit jaar nam echter een ongemakkelijke wending. Lisa, een nieuwe aanwinst in het team, voelde zich zichtbaar ongemakkelijk toen haar supervisor, Mark, gedurende de avond verschillende ongepaste opmerkingen en avances maakte. Hoewel ze aanvankelijk door anderen werd afgedaan omdat „gewoon Mark was“, voelde Lisa zich vervreemd en diende de volgende dag een klacht in.

Voorbeeld 3: Datamisleiding

Verhaal: Sarah, een data-analist bij een opkomende tech-start-up, stond onder druk om positieve rapporten te maken over de prestaties van een nieuwe app. Omdat ze dreigde minder financiering te krijgen als de werkelijke cijfers bekend zouden worden gemaakt, manipuleerde ze de gegevens en verbeterde ze de statistieken voor gebruikersbetrokkenheid om verdere investeringen veilig te stellen. De waarheid kwam naar boven toen een externe audit werd uitgevoerd, waarbij de discrepanties aan het licht kwamen en de toekomst van het hele bedrijf in gevaar werd gebracht.

Voorbeeld 4: Belangenverstrengeling

Verhaal: Miranda, lid van de gemeenteraad, speelde een cruciale rol in het besluitvormingsproces voor stadsontwikkelingsprojecten. Ze pleitte sterk voor een nieuw commercieel complex dat de binnenstad zou moeten verjongen. Later werd echter ontdekt dat Miranda haar financiële belang in het bouwbedrijf dat het project had toegewezen, niet openbaar had gemaakt. Dit conflict kwam aan het licht toen in een onderzoeksrapport haar geheime aandelen in het bedrijf aan het licht kwamen, wat leidde tot een ethisch onderzoek om de omvang van haar betrokkenheid en de legitimiteit van de biedprocedure van het project te beoordelen.

Wat is het verschil tussen algemeen en grof wangedrag?

Algemeen en ernstig wangedrag hebben cruciale verschillen. Algemeen wangedrag kan bestaan uit situaties zoals voortdurende vertraging of kleine inbreuken op het bedrijfsbeleid, die weliswaar storend zijn, maar vaak kunnen worden verholpen door middel van corrigerende maatregelen of disciplinaire maatregelen.

Grof wangedragis echter ernstiger en kan een onmiddellijk ontslag zonder voorafgaande kennisgeving rechtvaardigen. Voorbeelden hiervan zijn diefstal, fysiek geweld, ernstige insubordinatie of ernstige inbreuken op veiligheidsprotocollen.

Hier zijn twee fictieve voorbeelden om beide te onderscheiden:

Algemeen wangedrag

Een voorbeeld van algemeen wangedrag is wanneer een werknemer zich gedraagt op een manier die in strijd is met de ethische of professionele normen die door de organisatie zijn vastgesteld. Een manager kan bijvoorbeeld vriendjespolitiek tonen tegenover bepaalde werknemers zonder enige objectieve basis, wat de eerlijkheid en het moreel binnen het team aantast. Dit soort gedrag kan de integriteit van de werkplek ondermijnen en tot een giftige omgeving leiden, wat mogelijk schadelijk is voor de bedrijfscultuur en productiviteit.

Grof wangedrag

Een voorbeeld van grof wangedrag is wanneer een werknemer fraude pleegt, zoals het verduisteren van fondsen van het bedrijf. Het gaat daarbij niet alleen om het stelen van geld, maar ook om het vervalsen van gegevens om de diefstal te verdoezelen. Dergelijke acties schenden het vertrouwen in een mate die doorgaans leidt tot ontslag op staande voet en kan ook leiden tot juridische gevolgen voor de betrokken werknemer.

Belangrijke wettelijke kaders in de EU, de DACH-regio en het VK

Compliance officers zijn belast met de ingewikkelde taak van het begrijpen en toepassen van een breed scala aan wettelijke kaders die het gedrag op de werkplek reguleren. Deze wet- en regelgeving verschilt niet alleen van regio tot regio, maar bestrijkt ook een breed spectrum van nalevingsaspecten, van arbeidsnormen tot gegevensbescherming en ethisch gedrag. Een grondige kennis van deze wettelijke kaders is essentieel, niet alleen voor het beheersen en oplossen van incidenten, maar ook voor preventieve maatregelen zoals opleiding van personeel en beleidsontwikkeling. ‍

Europese Unie (EU)

In de Europese Unie moeten nalevingsfunctionarissen rekening houden met verschillende belangrijke richtlijnen en verordeningen. In de Europese Unie moeten nalevingsfunctionarissen het hoofd bieden aan een complex landschap van richtlijnen en verordeningen die cruciaal zijn voor het handhaven van wettelijke en ethische normen. Daaronder valt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) op, die een aanzienlijke invloed heeft op de manier waarop organisaties met persoonsgegevens omgaan. De arbeidstijdenrichtlijn regelt maximale werkuren en verplichte rusttijden, zodat de gezondheid en veiligheid van werknemers worden gewaarborgd.

Een cruciale aanvulling op deze regelgeving is de EU-richtlijn inzake klokkenluiders, dat een robuust kader biedt voor de bescherming van klokkenluiders. Deze richtlijn schrijft voor dat organisaties creëren veilige kanalen voor het melden van inbreuken op de EU-wetgeving, waarbij ervoor wordt gezorgd dat klokkenluiders worden beschermd tegen vergelding en dat hun identiteit vertrouwelijk wordt gehouden. Dit vormt een aanvulling op de antidiscriminatierichtlijn van de EU, die bescherming biedt tegen discriminatie op het werk op basis van geslacht, ras of etnische afkomst, religie, handicap, leeftijd of seksuele geaardheid.

DACH-regio (Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland)

‍Elk land in de DACH-regio heeft zijn eigen wetten die van invloed zijn op de naleving van de regelgeving op de werkplek. In Duitsland spelen de Wet op de ondernemingsgrondwet (Betriebsverfassungsgesetz) en de federale wet inzake gegevensbescherming (Bundesdatenschutzgesetz) een cruciale rol, naast specifieke wetten inzake anticorruptie en corporate governance, zoals de Duitse Corporate Governance Code. Daarnaast heeft Duitsland geïmplementeerd de wet inzake de toeleveringsketen (Lieferkettengesetz) die bedrijven de opdracht geeft hun toeleveringsketens te beheren om schendingen van de mensenrechten te voorkomen.

De Duitse Corporate Governance Code beschrijft verder de normen voor transparantie en ethische bedrijfspraktijken. Oostenrijk volgt soortgelijke principes, maar heeft duidelijke nuances in zijn arbeidsgrondwet en wet inzake gegevensbescherming. Zwitserland, hoewel geen lid van de EU, houdt het zich nauw aan de EU-regelgeving zoals de GDPR en heeft strikte wetten met betrekking tot werkgelegenheid en gegevensbescherming, zoals beschreven in de Zwitserse Code of Obligations en de federale wet inzake gegevensbescherming.

Verenigd Koninkrijk

‍Na de Brexit heeft het VK de GDPR behouden via UK GDPR aanpassing, wat nog steeds een hoeksteen is van de naleving van de gegevensbescherming. Daarnaast heeft het VK zijn eigen arbeidswetgeving, zoals de Employment Rights Act 1996, die betrekking heeft op details van lonen en ontslag tot arbeidsovereenkomsten en zwangerschapsverlof. De Equality Act 2010 is een andere cruciale wetgeving die werknemers beschermt tegen discriminatie. Compliance officers moeten op de hoogte blijven van de voortdurende veranderingen en aanpassingen in de Britse wetgeving na de Brexit, evenals van de evoluerende jurisprudentie die van invloed kan zijn op arbeidspraktijken.

Voor compliance officers gaat het bij het op de hoogte blijven van deze wettelijke vereisten niet alleen over de naleving van de wet. Het houdt een voortdurende toewijding in om de beroepsbevolking op te leiden en op te leiden, het interne beleid te herzien en ervoor te zorgen dat dit beleid transparant en billijk is.

Bovendien spelen compliance officers, met de groeiende aandacht voor ethische normen en maatschappelijk verantwoord ondernemen, een cruciale rol bij het vormgeven van een organisatiecultuur die niet alleen houdt zich aan de wet, maar houdt zich ook aan hoge ethische normen, waardoor een veilige en respectvolle werkomgeving wordt bevorderd.

7 tips voor compliance officers om effectief om te gaan met wangedrag

In 2023, meldde slechts 58% van de werknemers het slechte gedrag dat ze hebben ervaren of gezien hebben. Dit is een daling van 6% ten opzichte van 2019 — en wijst op een groeiende blinde vlek van niet-gemelde incidenten voor organisaties. Daarom is het belangrijk dat nalevingsfunctionarissen de basis leggen voor een wangedrag bij de behandeling. Dit zijn de meest cruciale tips:

1. ‍ Definieer wangedrag duidelijk in uw interne beleid: Begin door ervoor te zorgen dat uw bedrijfsbeleid definieer duidelijk wat acceptabel en onacceptabel gedrag is. Deze definities moeten voor alle werknemers toegankelijk en begrijpelijk zijn en de basis vormen van uw nalevingsstrategie.
2. Zorg voor duidelijke en anonieme rapportagetools: Bied werknemers meerdere kanalen aan om wangedrag te melden. In 2023 noemde 39% van de werknemers een gebrek aan communicatie en 42% wist niet wat ze konden verwachten — wat betekent dat een groot aantal organisaties hun processen en communicatie moet verbeteren. Hulpmiddelen zoals Spreek je stem uit het voor werknemers mogelijk maken om anoniem meldingen in te dienen, waardoor meer open communicatie wordt aangemoedigd, een dialoog wordt opgebouwd en problemen vroegtijdig worden opgespoord.
3. Creëer een proces om gevallen van wangedrag aan te pakken: Ontwikkel en schets de processen die volgen op een melding van wangedrag. Deze moeten de eerste beoordelingen, onderzoeken en de stappen die worden genomen nadat de bevindingen zijn afgerond, omvatten, om ervoor te zorgen dat alle acties eerlijk en consistent zijn.‍
4. Analyseer, documenteer en pak de hoofdoorzaken van wangedrag aan: Het is niet voldoende om de symptomen van wangedrag aan te pakken; je moet ook de onderliggende oorzaken ervan identificeren en aanpakken. Dit kan bestaan uit het analyseren van gedragspatronen, het uitvoeren van cultuudits en het implementeren van gerichte trainingsprogramma’s.
5. Wees bereid om de schade te beperken: Als wangedrag aan het licht komt, wees dan voorbereid om de impact ervan op je team en organisatie te beheersen. Dit vereist duidelijke communicatie met alle belanghebbenden en het nemen van maatregelen om ervoor te zorgen dat dergelijke incidenten zich minder snel zullen voordoen.‍
6. Zorg voor duidelijke richtlijnen over wanneer en hoe te escaleren: Niet al het wangedrag hoeft onmiddellijk naar het hoogste niveau te worden geëscaleerd. Geef duidelijke richtlijnen over wanneer escalatie gepast is en zorg ervoor dat deze protocollen in de hele organisatie worden begrepen.‍
7. Zorg voor een sterke spreekcultuur: Moedig aan een omgeving waar werknemers zich veilig en ondersteund voelen bij het melden van wangedrag. Dit omvat regelmatige training, open communicatie en zichtbare steun van het leiderschap.

De juiste klokkenluiderssoftwaretools gebruiken om wangedrag effectief aan te pakken

Introductie van een anoniem rapportagesysteem op de werkvloer kan de bereidheid van werknemers om wangedrag te melden aanzienlijk vergroten. Een van de belangrijkste redenen waarom mensen aarzelen om zich uit te spreken over wangedrag is de angst voor vergelding.

Hoewel de nadruk op bescherming tegen klokkenluiders en manieren om het gemakkelijker te maken om uw stem te laten horen toeneemt, is het interessant dat besluiten nemen op basis van onderzoeken zijn gedaald van 70% in 2019 naar 63% in 2023, wat aangeeft dat daar ruimte is voor verbetering. Overweeg om de juiste klokkenluiderssoftware te gebruiken om de hele klokkenluidersworkflow te ondersteunen. Dit zijn de belangrijkste redenen waarom:

• ‍Verhoogde kans om wangedrag te melden: Wetende dat identiteiten beschermd zullen worden, werknemers melden vaker onethische of illegale activiteiten, wat helpt om een omgeving van openheid en verantwoordelijkheid te creëren.‍
• Minder communicatiekloof of zorgen over vertalingen: Rapporteringssoftwaretools helpen bij het dichten van communicatiekloof, door de beschikbaarheid van meerdere talen mogelijk te maken voor werknemers om over te rapporteren. ‍
• Efficiëntere afhandeling van zaken: Deze tools kunnen terugkerende problemen en trends op het gebied van wangedrag dat is misschien niet duidelijk, waardoor het management preventieve maatregelen kan nemen en beleid kan aanpassen om dergelijke problemen in de toekomst te verminderen. En kan uw vermogen verbeteren om gevallen van wangedrag te beheren, te documenteren en op te lossen. ‍
• Naleving van hoge normen: Functies zoals veilig casemanagement, versleutelde communicatie en uitgebreide rapportagetools helpen de integriteit van het onderzoek te behouden en ervoor te zorgen dat de toepasselijke wetgeving wordt nageleefd.

Het zoeken naar de juiste tools voor klokkenluiders in uw organisatie kan echter tijdrovend zijn. Er is een overvloed aan opties op de markt, en u moet ook rekening houden met de cultuur, het ethos, de omvang en de behoeften van uw bedrijf. Lees onze handleiding voor kopers die is ontworpen om u te helpen bij het maken van uw keuze.

Een omgeving van ethiek en integriteit creëren

Effectief omgaan met wangedrag is essentieel voor het behoud van een veilige, ethische en conforme werkplek. Door deze zeven tips toe te passen, stelt u uw organisatie in staat om problemen efficiënt aan te pakken en hopelijk te voorkomen. Onthoud dat het creëren van een omgeving waarin werknemers zich gewaardeerd en gehoord voelen, een belangrijke stap is in de richting van het bevorderen van een robuuste spreek over cultuur.