Waarom meldingen van geschenken elke december pieken (en hoe je ermee omgaat)

Meldingen van geschenken en uitnodigingen stapelen zich op in november en december, en vallen in januari weer terug. Een beoordelingsproces dat is afgestemd op een gemiddelde maand, is precies het proces dat rond de feestdagen vastloopt.

Waarom de piek ontstaat

Geschenken aan klanten volgen de gewoonte, niet het beleid. Leveranciers sturen kerstpakketten, klanten organiseren eindejaarsdiners, partners delen geschenken met hun logo uit op de laatste vergadering voor de vakantie. Niets daarvan is ongewoon. Het is wel samengeperst in zo'n zes weken. Het aantal meldingen van één soort zaak schiet dan omhoog, terwijl de beoordelingscapaciteit gelijk blijft.

De timing maakt het nog op een tweede manier erger. Veel mensen die deze meldingen indienen en beoordelen, plannen hun eigen vakantie. De weken met de meeste zaken zijn dus ook de weken met de minste beoordelaars.

Wat dit met je proces doet

Een beleid dat in maart goed werkt, levert in december drie concrete problemen op:

• De beoordeling door leidinggevenden loopt als eerste vast. Leidinggevenden zijn afwezig of vangen collega's op die afwezig zijn. De eerste aanbeveling, de stap die het meeste persoonlijke oordeel vraagt, is dus waar zaken blijven liggen.
• De beoordeling door compliance wordt overhaast. Moet compliance zaken nog afsluiten voor de eindejaarsrapportering, dan drukt de tijdsdruk een beoordeling samen die onafhankelijk en rustig zou moeten blijven.
• Drempels worden inconsequent toegepast. Een beoordelaar met haast laat een twijfelgeval passeren in plaats van even te stoppen en te escaleren. Net dat moment moet een drempelbeleid opvangen.

Geen van deze problemen ligt aan het beleid. Het zijn capaciteitsproblemen die alleen opduiken door het moment waarop de zaken binnenkomen. Ze vragen een eigen planning, los van het beleidswerk uit wat een beleid voor geschenken en uitnodigingen moet bevatten.

Zo pak je het aan

Een paar aanpassingen, gedaan voor het seizoen begint, dekken het grootste deel van het risico:

• Communiceer drempels in oktober, niet in december. Een herinnering aan wat gemeld moet worden en waar de drempel ligt, voorkomt de golf van "moest ik dat melden?"-vragen die samen met de geschenken binnenkomt.
• Neem de bezetting van beoordelaars op in de vakantieplanning. Is je belangrijkste compliancebeoordelaar twee weken afwezig in december, dan moet iemand anders in die periode mogen beoordelen, en niet alleen in januari de achterstand mogen wegwerken.
• Laat de intake meer sorteerwerk doen. Een formulier dat het soort geschenk, de waarde en het feit of het geschenk aangeboden of ontvangen werd vastlegt, zorgt ervoor dat de triage niet bij elke melding van nul begint. Dat telt het meest wanneer het volume piekt.
• Houd deadlines voor de eindejaarsrapportering weg van de beoordeling van zaken. Een beslissing die in de laatste week van december overhaast wordt genomen, is het vaakst de beslissing die later opnieuw bekeken wordt.

Software voor geschenken en uitnodigingen die de triage automatiseert en zaken consequent doorstuurt, vermindert het seizoensvolume niet. Ze haalt wel het deel van de achterstand weg dat door handmatig sorteren ontstaat, en niet door een echt tekort aan beoordelaars.

Hoe dit er in de praktijk uitziet

Travis en Claire Dossett van SpeakUp bespraken dit patroon in aflevering 11 van SpeakUp Talks, "Holiday gifts & entertainment: the disclosures stress test" (in het Engels). Het luisteren waard als jij elke december de beoordelingswachtrij beheert.

De overlap met eindejaarsgiften

Geschenken zijn niet het enige soort melding dat aan het einde van het jaar piekt. Bedrijfsgiften en sponsorafspraken worden volgens dezelfde kalender afgerond. Een aanvraag voor donaties en sponsoring die een contactpersoon bij een klant of het goede doel van een bestuurslid ten goede komt, roept dezelfde vragen op als een geschenk. Het volume duwt zaken ook over de grenzen van categorieën: een kerstgeschenk aan iemand die meebeslist over iets wat de gever raakt, is twee meldingen, niet één. Waar de grens ligt tussen een belangenconflict en geschenken en uitnodigingen legt uit hoe je ze snel uit elkaar houdt.

Veelgestelde vragen

Waarom pieken meldingen van geschenken en uitnodigingen net in november en december?

Geschenken van klanten en leveranciers zijn een seizoensgebonden zakelijke gewoonte, geconcentreerd rond de feestdagen en het onderhouden van relaties aan het einde van het jaar. De stijging weerspiegelt die gewoonte, niet een wijziging in beleid of gedrag.

Hoe lang op voorhand bereid je je voor op de piek in december?

Communiceer drempels en verwachtingen tegen oktober, en bevestig de bezetting van beoordelaars voor de feestweken voordat iemand zijn vakantie vastlegt. Wie wacht tot december, plant midden in de piek.

Brengt een overhaaste beoordeling in december meer risico mee dan een gewone?

Ja. Bij een samengeperste beoordeling wordt een twijfelgeval sneller goedgekeurd zonder volledige documentatie. Net dat scenario roept later het vaakst vragen op bij een interne audit of een externe toezichthouder.

‍

Ontdek hoe je team de piek in december opvangt zonder extra mensen. Vraag een demo aan.

‍