Hoe FrieslandCampina de integriteit bevordert bij meer dan 21.000 werknemers

FrieslandCampina, één van de grootste zuivelcoöperaties ter wereld, opgericht in 1871, staat bekend om haar streven naar integriteit en transparantie. Met een aanzienlijke aanwezigheid in 31 landen lanceerde het bedrijf in 2015 'Compass', een programma om de kernwaarden respect, integriteit en transparantie bij de werknemers te introduceren.

Compass fungeerde niet alleen als leidraad voor de principes van FrieslandCampina, maar creëerde ook een blauwdruk die het bedrijf kon volgen bij het ontwikkelen van een cultuur waarin mensen zich uitspreken. Onze SpeakUp-oplossing werd geïmplementeerd om dit streven te ondersteunen. We spraken met Vivianne Weehuizen, senior business conduct counsel, over de integratie van SpeakUp in hun 'SpeakUp'-cultuur en de verandering die dit met zich meebracht.

De uitdaging was om de kernwaarden af te stemmen op een 'SpeakUp'-programma

Compass was een initiatief dat werd aangevoerd door Vivianne Weehuizen. Als senior Business Conduct counsel SpeakUp van FrieslandCampina geeft Vivianne leiding aan het 'SpeakUp'-programma binnen het Business Conduct team.

Als onderdeel van haar verantwoordelijkheden houdt ze toezicht op de verschillende aspecten van het programma, waaronder communicatie, bewustzijnstraining, procesbeheer en beleidsdocumentatie. Dit maakte deel uit van een groter initiatief om een 'SpeakUp'-procedure te creëren om aspecten van het melden van wangedrag aan te pakken en ervoor te zorgen dat best practices in het hele bedrijf worden nageleefd.

Compass moedigt medewerkers en andere belanghebbenden aan om zich uit te spreken over gedrag dat niet in overeenstemming is met de kernwaarden van FrieslandCampina, zodat het management kan optreden en de situatie kan verbeteren.

SpeakUp werd gekozen als het hulpmiddel om Compass te ondersteunen vanwege de holistische balans tussen functionaliteit en duidelijkheid, en omdat het in zijn aanbod verder gaat dan de wettelijke vereisten en FrieslandCampina gebruiksvriendelijke, anonieme meldmogelijkheden biedt in meer dan 75 talen.  

De resultaten van het bieden van een laagdrempelige methode voor werknemers om zich uit te spreken

Hoe zorgt FrieslandCampina ervoor dat Compass en SpeakUp® op de juiste manier worden gebruikt sinds ze SpeakUp hebben geïmplementeerd ter ondersteuning van FrieslandCampina's streven om een ondersteunende omgeving te creëren die is gebaseerd op transparantie en vertrouwen?

Invloed en signaalfunctie

De invloed van SpeakUp gaat verder dan het aanpakken van problemen. Het dient als signaleringsfunctie en benadrukt trends en dynamiek binnen de organisatie. Het programma brengt gesprekken op gang met het lokale management wanneer specifieke onderwerpen veel meldingen genereren.

Halfjaarlijkse rapportage biedt inzichten, aangevuld met betrokkenheidsenquêtes en risicobeoordelingen. Deze informatie vormt een leidraad voor de selectie van onderwerpen en aandachtsgebieden in de reeks hulpmiddelen.

Eigen verantwoordelijkheid en structuur in evenwicht brengen

Het ontbreken van structuur en eigen verantwoordelijkheid in het aanpakken van meldingen kan leiden tot willekeur en inconsistente afhandeling. Eigen verantwoordelijkheid en duidelijke paden zijn dus essentieel voor een effectieve reactie op wangedrag.

Hoewel andere organisaties misschien andere systemen hebben, sluit de balans tussen functionaliteit en duidelijkheid van SpeakUp goed aan bij FrieslandCampina. Gepersonaliseerde klantenservice, een dashboard op maat en gebruiksvriendelijke functies maken het verschil.

Culturele evolutie en aanpassing

FrieslandCampina omarmt veranderende maatschappelijke verwachtingen, en bevordert een cultuur waarbij open dialoog en kritiek worden gewaardeerd. De nieuwere generatie werknemers hecht waarde aan transparantie en articulatie, wat aansluit bij de doelstellingen van SpeakUp.

Het programma sluit aan bij deze cultuuromslag en bevordert een opener en effectiever meldmechanisme.

Aanpassing aan regelgeving en onafhankelijkheid

De organisatie balanceert tussen het naleven van regelgeving en het garanderen van een onpartijdig meldproces. Er worden strategische beslissingen genomen om bepaalde zaken op het hoofdkantoor te behandelen om onafhankelijkheid en objectiviteit te garanderen.

Deze aanpak respecteert de voorkeur van de melder voor een neutrale omgeving, wat uiteindelijk de kwaliteit en geloofwaardigheid van het onderzoek ten goede komt.

Klantvriendelijke meldopties

Het SpeakUp-programma gaat verder dan de wettelijke vereisten, biedt klantvriendelijke meldmogelijkheden in verschillende talen en geeft prioriteit aan het comfort van de melder. Deze aanpak onderstreept het streven van FrieslandCampina om een ondersteunende omgeving te creëren die transparantie en vertrouwen stimuleert.

Een geïntegreerde aanpak voor integriteit en transparantie

Het SpeakUp-programma bij FrieslandCampina is een voorbeeld van een geïntegreerde aanpak om de integriteit en transparantie van de organisatie te handhaven. Het programma is geworteld in kernwaarden en de evolutie ervan sluit aan bij culturele verschuivingen en naleving van de regelgeving.

Door structuur en flexibiliteit met elkaar in evenwicht te brengen, zorgt FrieslandCampina voor een effectief meldmechanisme dat een open dialoog bevordert en de betrokkenheid bij waarden en ethiek waarborgt.