Wie FrieslandCampina eine Speak-up-Kultur für mehr als 21.000 Mitarbeitende schafft

Das Mitarbeiterprogramm “Compass” von FrieslandCampina verfolgt zwei Ziele: die Grundwerte Integrität und Transparenz im Unternehmen stärken und eine offenen Feedback-Kultur fördern. Ein wichtiger Bestandteil des Compass-Programms ist das interne Hinweisgebersystem. Für die Umsetzung hat sich FrieslandCampina für die Software-Lösung von SpeakUp entschieden.  

Wir haben uns mit Vivianne Weehuizen, Senior Business Conduct Counsel, über die Integration von SpeakUp® unterhalten und darüber, welchen Einfluss dies auf die allgemeine Unternehmenskultur hatte.  

Die Herausforderung: Die eigenen Werte mit einem Hinweisgebersystem verbinden

Compass ist eine Initiative unter der Leitung von Vivianne Weehuizen. Als Senior Business Conduct Counsel ist sie für das Programm verantwortlich und steuert die verschiedenen Aspekte wie Kommunikation, Training, Prozessmanagement und Dokumentation der Richtlinien.

SpeakUp ist Teil des umfassenderen Compass-Programms, das zu einer Unternehmenskultur beiträgt, die das Melden von Fehlverhalten normalisiert und sicherstellt, dass Best Practices im gesamten Unternehmen eingehalten werden.

Compass ermutigt Mitarbeitende und Stakeholder, Verhaltensweisen zu melden, die nicht im Einklang mit den Werten von FrieslandCampina stehen. Dadurch kann das Management proaktiv handeln und Verbesserungen einleiten, bevor es zu echten Problemen kommt.

SpeakUp wurde als Tool für das Compass-Programm ausgewählt, weil es die richtige Balance zwischen Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit bietet. Die SpeakUp-Lösung geht weit über die gesetzlichen Anforderungen hinaus und ermöglicht es FrieslandCampina, anonyme Hinweise in mehr als 75 Sprachen einfach und intuitiv zu melden.

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Das Ergebnis: Einfaches Melden von Missständen

Die Einführung von SpeakUp als weltweites Hinweisgebersystem ermöglicht es 21.000 Mitarbeitenden von FrieslandCampina im gesamten Unternehmen, auf einfache Weise Missstände zu melden.

Transparenz und Trendanalyse

SpeakUp geht weit über das reine Melden von Hinweisen hinaus - es dient als Frühwarnsystem, das wichtige Trends und Entwicklungen im Unternehmen sichtbar macht. Häufen sich Meldungen zu bestimmten Themen, werden gezielte Gespräche mit dem lokalen Management initiiert, um Ursachen und Lösungen zu erarbeiten.

Weitere wertvolle Erkenntnisse liefern die halbjährlichen Reports, die durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen und Risikobewertungen ergänzt werden. Diese gebündelten Informationen ermöglichen es, spezifische Themen im Toolkit zu priorisieren und Risikobereiche zu identifizieren, die einer besonderen Aufmerksamkeit bedürfen.

Gleichgewicht zwischen Eigenverantwortung und Struktur

Eine fehlende Balance zwischen Struktur und Eigenverantwortung kann zu inkonsistenter Handhabung und subjektiven Entscheidungen bei der Bearbeitung von Hinweisen führen. Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten sind daher entscheidend, um Fehlverhalten effektiv und transparent zu bearbeiten.

Im Vergleich zu anderen Systemen bietet SpeakUp bei FrieslandCampina eine ideale Kombination aus Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Vivianne schätzt die persönliche Betreuung, das maßgeschneiderte Dashboard und die benutzerfreundlichen und intuitiven Funktionen, die ein zuverlässiges und konsistentes Case Management unterstützen.

Förderung einer offenen Unternehmenskultur

FrieslandCampina reagiert auf die steigenden Erwartungen der Gesellschaft und fördert eine Kultur, in der offener Dialog und konstruktive Kritik aktiv gefördert werden.

Besonders die jüngeren Mitarbeitenden schätzen Transparenz und klare Kommunikation – ein Anliegen, das perfekt mit den Zielen des SpeakUp-Programms übereinstimmt. Das Programm unterstützt den Kulturwandel durch einen strukturierten und vertrauenswürdigen Meldeprozess, der den Austausch von Feedback erleichtert und eine offene Unternehmenskultur stärkt.

Compliance ohne Verlust der Objektivität

FrieslandCampina schafft ein Gleichgewicht zwischen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Gewährleistung eines unabhängigen und unparteiischen Meldeverfahrens. Objektivität und Neutralität werden gewahrt, indem bestimmte Fälle zentral bearbeitet werden - ein strategischer Ansatz, der die Unparteilichkeit der Untersuchungen gewährleistet.  

Dieser Fokus auf ein neutrales Umfeld stärkt das Vertrauen des Hinweisgebers und erhöht die Qualität und Glaubwürdigkeit der Untersuchung erheblich.

Benutzerfreundliche und vielseitige Meldeoptionen

Das SpeakUp-Programm geht weit über die gesetzlichen Anforderungen hinaus, indem es eine Vielzahl benutzerfreundlicher Meldeoptionen in mehreren Sprachen bietet, wobei der Komfort und die Sicherheit der Meldenden immer im Mittelpunkt stehen. Dieser Ansatz unterstreicht das Engagement von FrieslandCampina für ein unterstützendes Umfeld, das Transparenz und Vertrauen fördert und es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Bedenken sicher zu äußern.

Das Fazit

Das SpeakUp-Programm von FrieslandCampina ist ein Beispiel für einen umfassenden Ansatz zur Förderung von Integrität und Transparenz. Das Programm baut auf den Kernwerten des Unternehmens auf und unterstützt sowohl den kulturellen Wandel als auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.