Warum Geschenkmeldungen jeden Dezember steigen (und wie Sie damit umgehen)

Offenlegungen zu Geschenken und Einladungen häufen sich im November und Dezember stark und gehen im Januar wieder zurück. Ein Prüfprozess, der auf einen durchschnittlichen Monat ausgelegt ist, ist genau der, der über die Feiertage zusammenbricht.

Warum die Spitze entsteht

Geschenke an Kunden folgen dem Brauch, nicht der Richtlinie. Lieferanten schicken Präsentkörbe, Kunden laden zum Jahresabschlussessen ein, Partner verteilen beim letzten Termin vor der Pause Geschenke mit ihrem Logo. Nichts davon ist ungewöhnlich. Es konzentriert sich aber auf rund sechs Wochen. Die Zahl der Meldungen eines einzigen Falltyps vervielfacht sich, während die Prüfkapazität gleich bleibt.

Der Zeitpunkt verschärft das Problem noch auf eine zweite Weise. Viele, die diese Offenlegungen einreichen und prüfen, planen gerade ihren eigenen Urlaub. Die Wochen mit den meisten Fällen sind also auch die Wochen mit der dünnsten Besetzung auf der Prüfseite.

Was das mit Ihrem Prozess macht

Eine Richtlinie, die im März funktioniert, führt im Dezember zu drei konkreten Problemen:

• Die Prüfung durch Führungskräfte staut sich zuerst. Führungskräfte sind abwesend oder vertreten Kollegen, die abwesend sind. Die erste Empfehlung, der Schritt mit dem meisten persönlichen Urteil, ist deshalb dort, wo Fälle liegen bleiben.
• Die Prüfung durch Compliance wird gehetzt. Muss Compliance Fälle noch vor dem Jahresabschlussbericht schließen, verdichtet der Zeitdruck eine Prüfung, die unabhängig und ohne Eile bleiben sollte.
• Schwellen werden uneinheitlich angewendet. Wer unter Zeitdruck prüft, winkt einen Grenzfall durch, statt innezuhalten und zu eskalieren. Genau diesen Moment soll eine Schwellenregelung abfangen.

Keines dieser Probleme ist ein Fehler der Richtlinie. Es sind Kapazitätsprobleme, die nur wegen des Zeitpunkts auftreten, zu dem die Fälle eingehen. Sie brauchen eine eigene Planung, getrennt von der Richtlinienarbeit, die unser Beitrag dazu beschreibt, was in eine Richtlinie für Geschenke und Einladungen gehört.

So gehen Sie damit um

Einige Anpassungen, vor Beginn der Saison umgesetzt, decken den Großteil des Risikos ab:

• Kommunizieren Sie Schwellen im Oktober, nicht im Dezember. Eine Erinnerung daran, was offengelegt werden muss und wo die Schwelle liegt, verhindert die Welle von „Hätte ich das melden müssen?“-Fragen, die zusammen mit den Geschenken eintrifft.
• Planen Sie die Prüfbesetzung in die Urlaubsplanung ein. Ist Ihre wichtigste Compliance-Prüferin im Dezember zwei Wochen abwesend, braucht jemand anderes in dieser Zeit die Befugnis zu prüfen, nicht nur die Möglichkeit, im Januar den Rückstand abzuarbeiten.
• Lassen Sie die Erfassung mehr sortieren. Ein Formular, das Art des Geschenks, Wert und die Frage erfasst, ob es angeboten oder erhalten wurde, sorgt dafür, dass die Triage nicht bei jeder Meldung bei null beginnt. Das zählt am meisten, wenn das Volumen seinen Höhepunkt erreicht.
• Halten Sie Fristen für den Jahresabschlussbericht von der Fallprüfung fern. Eine Entscheidung, die in der letzten Dezemberwoche in Eile getroffen wird, ist am ehesten die, die später erneut geprüft wird.

Software für Geschenke und Einladungen, die die Triage automatisiert und Fälle einheitlich weiterleitet, verringert das saisonale Volumen nicht. Sie beseitigt aber den Teil des Rückstands, der durch manuelles Sortieren entsteht und nicht durch echte Engpässe bei der Prüfung.

Wie das in der Praxis aussieht

Travis und Claire Dossett von SpeakUp haben dieses Muster in Folge 11 von SpeakUp Talks, „Holiday gifts & entertainment: the disclosures stress test“ (auf Englisch) besprochen. Hörenswert, wenn Sie jeden Dezember für die Prüfwarteschlange verantwortlich sind.

Die Überschneidung mit Zuwendungen zum Jahresende

Geschenke sind nicht die einzige Art von Offenlegung, die zum Jahresende sprunghaft ansteigt. Unternehmensspenden und Sponsoringzusagen werden nach demselben Kalender abgeschlossen. Ein Antrag auf Spenden und Sponsoring, der einem Kundenkontakt oder dem Anliegen eines Vorstandsmitglieds zugutekommt, wirft dieselben Prüffragen auf wie ein Geschenk. Das Volumen schiebt Fälle auch über Kategoriegrenzen hinweg: Ein Weihnachtsgeschenk an jemanden, der über etwas mitentscheidet, das den Schenkenden betrifft, sind zwei Offenlegungen, nicht eine. Wo die Grenze zwischen Interessenkonflikt und Geschenken und Einladungen verläuft, zeigt, wie Sie beides schnell unterscheiden.

Häufig gestellte Fragen

Warum steigen Offenlegungen zu Geschenken und Einladungen gerade im November und Dezember?

Geschenke von Kunden und Lieferanten sind ein saisonaler Geschäftsbrauch, der sich auf die Feiertage und die Beziehungspflege zum Jahresende konzentriert. Der Anstieg spiegelt diesen Brauch wider, keine Änderung der Richtlinie oder des Verhaltens.

Wie weit im Voraus sollten wir uns auf die Dezemberspitze vorbereiten?

Kommunizieren Sie Schwellen und Erwartungen bis Oktober, und klären Sie die Prüfbesetzung für die Feiertagswochen, bevor jemand seinen Urlaub festlegt. Wer bis Dezember wartet, plant mitten in der Spitze.

Birgt eine gehetzte Prüfung im Dezember mehr Risiko als eine normale?

Ja. Bei einer verdichteten Prüfung wird ein Grenzfall eher ohne vollständige Dokumentation genehmigt. Genau dieses Szenario wirft später am ehesten Fragen bei einer internen Revision oder einer externen Aufsichtsbehörde auf.

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