Wie die Pennon Group ein flexibles, sicheres Speak-Up-Programm im großen Maßstab aufbaute

Die Pennon Group ist eines der führenden Umweltinfrastrukturunternehmen Großbritanniens, das sowohl in regulierten als auch in kommerziellen Märkten tätig ist. Ihre regulierten Wasserversorgungsunternehmen – South West Water, Bristol Water, Bournemouth Water und Sutton & East Surrey Water – bieten Millionen von Haushalten im Südwesten und Süden Englands wesentliche Dienstleistungen.

Über die Wasserversorgung hinaus expandiert Pennon auch in den Bereich der erneuerbaren Energien, um sich aktiv gegen steigende Energiekosten abzusichern und nachhaltige sowie kosteneffiziente Abläufe in einer Branche mit hohem Energieverbrauch zu gewährleisten.

In diesem Kontext spielt das Whistleblowing-Programm von Pennon eine entscheidende Rolle. Unter der Leitung des stellvertretenden Chefsyndikus der Gruppe, Barry Matthews, stellt das Programm sicher, dass Mitarbeiter, Lieferanten und Auftragnehmer einen sicheren Kanal haben, um Bedenken zu äußern – ein Bereich von erhöhter Bedeutung nach der Überprüfung durch die britische Wasserregulierungsbehörde oder Ofwatder Whistleblowing-Praktiken im gesamten Sektor.

Die Herausforderung, regulatorische Anforderungen mit unflexiblen Altsystemen zu erfüllen

Die Wasserwirtschaft im Vereinigten Königreich steht unter ständiger Beobachtung von Kunden, Politikern, Medien und Aufsichtsbehörden. Im Jahr 2022 Ofwat, die Branchenregulierungsbehörde, leitete eine Überprüfung der Whistleblowing-Praktiken im gesamten Sektor ein. Als „vorgeschriebene Person“ nach britischem Recht hat Ofwat eine gesetzliche Pflicht, externe Whistleblowing-Kanäle bereitzustellen, wodurch es unerlässlich ist, dass regulierte Unternehmen ein starkes, transparentes internes Programm unterhalten.

Für Pennon stellte dies sowohl eine Chance als auch eine Herausforderung dar. Die Gruppe wollte über die regulatorischen Mindestanforderungen hinausgehen, indem sie:

• Bereitstellung zugänglicher Meldewege für Mitarbeiter, Lieferanten und Auftragnehmer, in Anerkennung der Tatsache, dass Risiken und ethische Bedenken entlang der gesamten Wertschöpfungskette auftreten können.

• Im Einklang mit Best-Practice-Standards die aus der Konsultation von Ofwat und den nachfolgenden Branchen-Workshops hervorgingen, an denen Barry Matthews aktiv teilnahm.

• Stärkung des Vertrauens in den Whistleblowing-Prozess zu einer Zeit, als der Sektor zunehmender öffentlicher Kritik ausgesetzt war.
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Pennons bestehende Whistleblowing-Plattform bot jedoch aus mehreren Gründen nicht die Möglichkeit, die angestrebten Standards zu erreichen.

Ineffizienz und Starrheit
Dem System fehlte die Flexibilität, Erfassungsfragen zu konfigurieren, die Falldokumentation, Fallfelder oder die Kategorisierung anzupassen, was die Untersuchungen verlangsamte, da routinemäßige Änderungen, die sich aus der Expansion der Gruppe und der Änderung interner Prozesse ergaben, die Erstellung von Vendor-Tickets erforderlich machten.

Aufwendige Analysen verursachten Verzögerungen
Daten mussten neu aufbereitet werden, bevor sie zur einfachen Erstellung der Art von Berichten verwendet werden konnten, die Compliance-Beauftragte benötigten, was die Berichterstattung umständlich und zeitaufwändig machte.

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Wie Barry Matthews erklärte:

„Wir wollten sicherstellen, dass wir unsere Prozesse nicht an das System anpassen, anstatt dass das System unsere Prozesse unterstützt. Wir wollten über das hinausgehen, was wir derzeit anboten, und SpeakUp ermöglichte uns dies.“

Da der Vertrag zur Verlängerung anstand, führte Pennon eine gründliche Marktanalyse durch.

Warum sich die Pennon Group für SpeakUp entschied

Nach der Evaluierung mehrerer Plattformen wählte Pennon SpeakUp für sein Hinweisgebersystem. Pennon identifizierte mehrere Entscheidungskriterien, die zur Wahl von SpeakUp führten.

Flexibilität und Konfigurierbarkeit
SpeakUp bot die Möglichkeit, anzupassen, wie Fälle erfasst werden, welche Fragen gestellt werden, sowie die Konfiguration der zugewiesenen Formulare und nachfolgenden Workflows. Dies bedeutete, dass das Compliance-Team die Plattform ohne externe Anbieterunterstützung an die Bedürfnisse verschiedener Geschäftsbereiche anpassen konnte.

Nahtlose Berichterstattung und Integration
In SpeakUp erfasste Daten konnten direkt nach Excel exportiert und mit den internen Power BI Dashboards von Pennon verbunden werden. Dies beseitigte den Engpass einer umständlichen Berichterstattung und ermöglichte Echtzeit-Einblicke für Management und Aufsichtsbehörden.

Starke Informationssicherheitsnachweise
SpeakUp schnitt bei Pennons Risk Ledger Beschaffungsbewertung außergewöhnlich gut ab, insbesondere im InfoSec-Modul.  

Transparenz im Verkaufsprozess
Die Klarheit und Ehrlichkeit des SpeakUp-Teams stachen ebenfalls hervor. Anstatt zu viel zu versprechen, gaben sie eine realistische Einschätzung dessen, was die Plattform leisten konnte und was nicht, was frühzeitig im Prozess Vertrauen schuf.

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„Ich habe viele vielversprechende Systeme an der letzten Hürde scheitern sehen, weil sie die Anforderungen unseres IT-Sicherheitsteams nicht erfüllen konnten. Die InfoSec-Lösung von SpeakUp war vom ersten Tag an robust, was mein Leben um einiges viel einfacher machte.“

- Barry Matthews, Stellvertretender Chefsyndikus der Gruppe bei Pennon Group

Den Übergang einfach und schnell gestalten

Die Implementierung musste schnell erfolgen, mit einem knappen Zeitfenster zwischen dem Auslaufen von Pennons altem Vertrag und der Einführung von SpeakUp. Dank der engen Zusammenarbeit zwischen SpeakUp, Barrys Team und internen Stakeholdern erfolgte der Übergang reibungslos und ohne Unterbrechungen.  

„Der Hauptgrund, warum wir uns für SpeakUp entschieden haben, war die Flexibilität – wie wir das Reporting konfigurieren konnten, wie Fälle in unsere Systeme gelangen und wie einfach wir die Daten in Power BI nutzen können. Hinzu kommen die starken InfoSec-Referenzen und die Transparenz des Teams, und es war eine klare Entscheidung“, sagt Barry.

SpeakUp wurde in Pennons regulierten Wasserversorgungsunternehmen, Pennon Power, eingeführt und auf Lieferanten und Auftragnehmer ausgeweitet, was das Engagement der Gruppe für Transparenz entlang der gesamten Wertschöpfungskette widerspiegelt.

Vertrauen in das Hinweisgebersystem zurückgewinnen

Seit der Implementierung von SpeakUp hat Pennon mehrere Verbesserungen in seinem Hinweisgebersystem erzielt:

• Größere Flexibilität: Compliance-Teams sparen erheblich Zeit, indem sie sich ändernde Anforderungen zur Abbildung organisatorischer Veränderungen verwalten, ohne auf das Eingreifen des Anbieters warten zu müssen.

• Größere Effizienz: Compliance-Beauftragte können schnell auf sich ändernde Management-Reporting-Anforderungen reagieren, indem sie Änderungen am Backend vornehmen, um neue Dokumente für die Aufnahme in das Power BI-Tool zu erstellen.  

• Regulatorische Konformität: SpeakUp unterstützt Pennons Einhaltung der Best-Practice-Richtlinien von Ofwat und positioniert das Unternehmen als führend in Branchenforen.

Barry Matthews fasst es zusammen:
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„Das Onboarding verlief reibungslos. Was ein schmerzhafter Lieferantenwechsel hätte sein können, wurde zu einem reibungslosen, effizienten Rollout. Wir fühlten uns vom ersten Tag an unterstützt.“

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