Interessenkonflikt vs. Geschenke und Einladungen: wo die Grenze verläuft

Ein Interessenkonflikt betrifft eine Beziehung, die eine Entscheidung verzerren könnte. Ein Fall von Geschenken und Einladungen betrifft einen konkreten Wertaustausch. Meist sind das zwei verschiedene Fragen. Manchmal ist es aber derselbe Fall mit zwei Etiketten, und wer ihn nur als eines davon behandelt, übersieht die andere Hälfte.

Was macht etwas zum Interessenkonflikt?

Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn persönliche Interessen, Beziehungen oder Nebentätigkeiten einer Person eine Entscheidung, die sie im Namen des Unternehmens trifft, beeinflussen könnten oder diesen Anschein erwecken. Dafür muss nichts ausgetauscht werden. Wer einen Auftrag an das Unternehmen des eigenen Bruders oder der eigenen Schwester vergibt, hat einen Interessenkonflikt, auch wenn kein Geschenk den Besitzer wechselt. Typische Beispiele sind eine finanzielle Beteiligung an einem Lieferanten, die Einstellung eines Familienmitglieds und ein Aufsichtsratsmandat bei einem Wettbewerber.

Was macht etwas zu einem Fall von Geschenken und Einladungen?

Bei einem Fall von Geschenken und Einladungen geht es um etwas Konkretes von Wert, das zwischen Ihrem Unternehmen und einer externen Partei ausgetauscht wird: ein Essen, Eintrittskarten, eine Reise, Bewirtung oder ein physisches Geschenk, gegeben oder erhalten. Dafür braucht es weder eine laufende Beziehung noch eine Entscheidungsbefugnis. Ein einmaliges Weihnachtsgeschenk eines langjährigen Lieferanten ist ein Fall von Geschenken und Einladungen, unabhängig davon, ob die empfangende Person Einfluss auf die Beziehung zu diesem Lieferanten hat.

Wo sich beides überschneidet

Die Überschneidung zeigt sich, sobald Geschenk und Beziehung auf dieselbe Entscheidung zielen. Ein Lieferant schickt ein Weihnachtsgeschenk an die Person, die seinen Vertrag betreut: eine routinemäßige Geschenkmeldung. Dasselbe Geschenk an eine Person, die auch im Gremium über die Vertragsverlängerung entscheidet, ist gleichzeitig eine Geschenkmeldung und ein Interessenkonflikt. Das Geschenk hat sich nicht verändert. Verändert hat sich die Rolle der empfangenden Person in einer Entscheidung, an der der Schenkende ein Interesse hat.

Einige Muster, auf die Sie achten sollten:

• Wiederholte Geschenke aus einer Quelle. Ein einzelnes Geschenk ist meist einfach ein Geschenk. Schickt dieselbe Quelle immer wieder Geschenke, besonders rund um Vertragsverlängerungen, sieht das zunehmend nach dem Versuch aus, Einfluss aufzubauen.
• Geschenke im Zusammenhang mit einer konkreten Genehmigung. Ein Lieferantengeschenk, das kurz vor oder nach einer Vergabeentscheidung eintrifft, braucht einen Eintrag als Geschenk und eine Prüfung auf Interessenkonflikte, unabhängig vom Wert.
• Einladungen mit Entscheidungsträgern. Ein Kundenessen ist Routine. Dasselbe Essen, bei dem der Kunde mit jemandem am Tisch aktiv über einen Vertrag verhandelt, ist mehr als eine Einladung.

Nicht jedes Geschenk ist ein Interessenkonflikt, und nicht jeder Interessenkonflikt hat mit einem Geschenk zu tun. Die meisten Fälle bleiben in einer Kategorie. Entscheidend ist zu wissen, wann Sie die andere prüfen sollten.

Warum ein einziges System besser funktioniert

Fälle sortieren sich nicht von selbst sauber in eine Kategorie, bevor sie bei der prüfenden Person ankommen. Ein Fall, der als Geschenkmeldung beginnt und sich zu einer Frage nach einem Interessenkonflikt entwickelt, sollte kein anderes Tool und keinen neuen Datensatz erfordern. Ihr Team ordnet ihn neu zu und behält denselben Fall in derselben Warteschlange.

Deshalb teilen Offenlegungen zu Geschenken und Einladungen und zu Interessenkonflikten in SpeakUp Paths mehr als nur den Anbieter. Sie teilen ein Fallmodell, zusammen mit Spenden und Sponsoring, wo dieselbe Überschneidung auftritt: Ein Sponsoring zugunsten einer von einem Vorstandsmitglied ausgewählten Wohltätigkeitsorganisation ist eine Offenlegungsfrage in zwei Kategorien zugleich. Meldungen über Fehlverhalten laufen über SpeakUp Report auf derselben Plattform. Eine Offenlegung, aus der ein Vorwurf wird, muss das System also ebenfalls nicht verlassen.

So prüfen Sie schnell, welche Kategorie gilt

Stellen Sie zu dem vorliegenden Fall zwei Fragen:

• Wechselt etwas von Wert den Besitzer? Wenn ja, braucht es einen Eintrag als Geschenk oder Einladung, egal was sonst noch passiert.
• Hat die schenkende oder empfangende Person eine Entscheidungsrolle, die die andere Partei betrifft? Wenn ja, braucht es zusätzlich eine Prüfung auf Interessenkonflikte, auch wenn das Geschenk klein oder routinemäßig war.

Zweimal Ja bedeutet, dass das System wie vorgesehen funktioniert: ein Fall, in beiden Kategorien markiert. Sonst geht ein Geschenk stillschweigend als Routine durch, obwohl es einen zweiten Blick verdient hätte. Wo Sie die Schwelle ansetzen, um solche Fälle überhaupt zu erfassen, lesen Sie in unserem Beitrag dazu, was eine Richtlinie für Geschenke und Einladungen enthalten sollte.

Häufig gestellte Fragen

Ist jedes Geschenk eines Geschäftskontakts ein Interessenkonflikt?

Nein. Die meisten Geschenke sind übliche geschäftliche Höflichkeit ohne Entscheidungsbeziehung. Zur Frage eines Interessenkonflikts wird es erst, wenn die empfangende Person Einfluss auf eine Entscheidung hat, die den Schenkenden betrifft.

Muss ich zwei separate Meldungen einreichen, wenn ein Fall beide Kategorien betrifft?

Nicht in zwei getrennten Systemen. In SpeakUp Paths kann ein Fall innerhalb desselben Datensatzes beiden Kategorien zugeordnet und in beiden geprüft werden. So geht nichts verloren, weil bei der Erfassung eine Entweder-oder-Entscheidung erzwungen wird.

Wer entscheidet, ob ein Fall zusätzlich zur Geschenkmeldung eine Prüfung auf Interessenkonflikte braucht?

In der Regel Compliance, im Rahmen der unabhängigen Prüfung. Die erste Empfehlung einer Führungskraft weist darauf hin. Über den Umfang entscheidet am Ende Compliance.

Wann überschneiden sich diese Fälle am häufigsten?

Zum Jahresende, wenn die Zahl der Geschenke ihren Höhepunkt erreicht und sich Vertragsverlängerungen in denselben Wochen häufen. Warum Geschenkmeldungen jeden Dezember in die Höhe schnellen zeigt, was das für die Prüfkapazität bedeutet.

So strukturiert SpeakUp Paths diese Prüfung.

‍