Yara International: Mit SpeakUp zum effizienten globalen Case Management

Nur wenige Unternehmen können auf eine so lange Geschichte zurückblicken wie Yara International. Das Unternehmen wurde bereits 1905 in Norwegen mit einer wichtigen Mission gegründet: die Welt auf verantwortungsvolle Weise zu ernähren und den Planeten zu schützen. Heute ist Yara mit mehr als 17.000 Mitarbeitern und Standorten in über 60 Ländern auf der ganzen Welt vertreten. Während des gesamten Wachstums hat das Unternehmen großen Wert auf ethisches Verhalten und Compliance gelegt. Das einfache Melden von Fehlverhalten und Missständen und die damit verbundenen Untersuchungen spielen dabei eine wichtige Rolle.  

Um die internen Untersuchungen weiter zu optimieren, setzte Yara 2016 erstmals auf die Zusammenarbeit mit SpeakUp und führte die SpeakUp Ethik-Hotline ein - heute ein zentraler Bestandteil der Ethik- und Compliance-Strategie des Unternehmens. Ende 2023 erfolgte der nächste Schritt mit der Einführung der neuesten Generation der SpeakUp-Software inklusive eines integrierten Case Management Systems.  

Wir haben uns mit Daniel R. Roland III, Head of Investigations, über die Partnerschaft unterhalten und darüber, wie das Unternehmen durch den Einsatz von SpeakUp erhebliche Effizienzgewinne erzielen konnte.

Die Herausforderung: Ein hoher manueller Aufwand im Case Management

Wie viele andere Unternehmen stand auch Yara vor einer großen administrativen Herausforderung. Die komplexen Anforderungen an interne Untersuchungen führten zu der Frage, wie die Ethics & Compliance-Abteilung den hohen manuellen Aufwand reduzieren kann, damit das Compliance-Team jedem einzelnen Fall seine volle Aufmerksamkeit widmen kann.  

Für Yara ging es bei der Suche nach einer neuen Lösung nicht nur darum, veraltete Tools zu ersetzen, sondern ein zuverlässiges System zu finden, das den Verwaltungsaufwand reduziert und effizientere Untersuchungen ermöglicht.  

„Irgendwann verbringt man mehr Zeit mit SharePoint, Excel und anderen Tools, als sich auf fundierte Untersuchungen zu konzentrieren“, so Daniel. „Unser Ziel war es, den Verwaltungsaufwand zu minimieren und gleichzeitig unsere hohen Standards aufrechtzuerhalten.“

Daniels weltweit verteiltes Team sah sich mit einer Flut von E-Mails und zahlreichen Dokumentations- und Erinnerungsprozessen konfrontiert. Darüber hinaus stellte die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine Herausforderung dar, da die Daten an verschiedenen Standorten gespeichert waren.  

Um diese Herausforderungen zu meistern, entschied sich Yara für eine umfassende Case Management-Lösung. Zunächst konzentrierten sich Daniel und sein Team auf SharePoint-Integrationen, doch bald wurde klar, dass ein einheitliches, integriertes System erforderlich war.  

Ende 2023 entschied sich Yara für die nächste Generation der SpeakUp Whistleblowing-Plattform, die speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Die Plattform bietet ein benutzerfreundliches, zentralisiertes Case Management, das:

• den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert  

• das Case Management vereinfacht

• die Einhaltung der Vorschriften sicherstellt

• die Nachverfolgung und Verwaltung von Maßnahmen ermöglicht

Durch die Integration der Whistleblowing-Plattform der nächsten Generation in das Ethik- und Compliance-Programm hat Yara eine Lösung gefunden, die den Verwaltungsaufwand minimiert und maximale Effizienz und Transparenz im Untersuchungsprozess bietet.  

„Als wir SpeakUp zum ersten Mal gesehen haben, waren wir beeindruckt. Anfangs dachten wir, dass eine einfache SharePoint-Seite mit Workflows, Genehmigungen und Benachrichtigungen ausreichen würde. Aber wir haben recht schnell realisiert, dass SpeakUp genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist und damit die passende Lösung für uns ist.“

Von hohem administrativen Aufwand zu effizienten Workflows

Das Case Management der SpeakUp-Plattform war der Schlüssel zur Reduzierung des Arbeitsaufwands. Das Ergebnis ist ein Höchstmaß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.

„SpeakUp hat unseren administrativen Albtraum gelöst“, sagt Daniel. Durch die Einführung der Plattform konnte Yara das Case Management von Anfang an deutlich verbessern:

• Integrierte Lösung: Die Kombination aus Hinweisgebersystem und Case Management spart wertvolle Zeit bei administrativen Aufgaben und bündelt unterschiedliche Datenquellen in einer benutzerfreundlichen Plattform.

• Optimierte Kommunikation: Die Plattform erleichtert die Nachverfolgung von Hinweisen und die allgemeine Kommunikation im globalen Team und verringert die Abhängigkeit von E-Mails und verstreuten Dateien.

• Effizientes Case Management: SpeakUp bildet den gesamten Prozess – von der Meldung von Hinweisen bis hin zur Überwachung der Maßnahmen – effizient in einem einheitlichen Tool ab.

Einen Partner finden, der zu den eignen Bedürfnissen passt

Die erfolgreiche Partnerschaft zwischen Yara und SpeakUp ist ein gutes Beispiel dafür, wie Herausforderungen effektiver bewältigt und komplexe Prozesse nachhaltig vereinfacht werden können, wenn Organisationen dieselbe Vision von ethischer Integrität und Transparenz teilen. Daniel bringt es auf den Punkt:

„Warum extern suchen, wenn man bereits einen Partner an seiner Seite hat, der genau auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten ist?“

Daniel betont als Head of Investigations, dass er die SpeakUp-Software jederzeit selbst für eigene Meldungen verwenden würde.

„Ich würde SpeakUp jedem Unternehmen empfehlen, das seinen administrativen Aufwand reduzieren und von einem benutzerfreundlichen Tool für das Case Management mit profitieren möchte - und das bei höchsten Standards in Bezug auf Vertraulichkeit, Datenschutz und Compliance.“