So führen Sie eine interne Untersuchung am Arbeitsplatz durch

Eine interne Untersuchung am Arbeitsplatz ist die Sachverhaltsaufklärung, die Ihr Unternehmen durchführt, nachdem jemand eine Beschwerde, eine Meldung über Belästigung, ein Fehlverhalten oder ein anderes Anliegen im Arbeitsverhältnis gemeldet hat. Manche Teams nennen es den HR-Untersuchungsprozess. Der Name ändert nichts am Vorgehen: feststellen, was passiert ist, entscheiden, ob dabei gegen Richtlinien oder Gesetze verstoßen wurde, und auf Grundlage dieser Feststellung so handeln, dass es auch einer späteren Anfechtung standhält.

Dieser Leitfaden richtet sich an Arbeitgeber in den USA. Die folgenden Maßstäbe sind daher die US-amerikanischen: die Erwartungen der EEOC an den zeitlichen Ablauf, das US-Antidiskriminierungsrecht auf Bundesebene und der Maßstab der überwiegenden Wahrscheinlichkeit (preponderance of the evidence) statt eines strafrechtlichen. Der Untersuchungsprozess selbst gilt für jede Art von Fall. Eine Diskriminierungsbeschwerde und ein Streit über die Zeiterfassung brauchen dieselbe Struktur. Was sich ändert, ist, wen Sie befragen und an welcher Richtlinie Sie den Sachverhalt messen.

Wer die Untersuchung leiten sollte

Wählen Sie eine untersuchende Person ohne Interesse am Ergebnis. Die Person, gegen die ermittelt wird, darf ihr weder direkt noch indirekt vorgesetzt sein. Die untersuchende Person sollte auch niemandem berichten, der ein persönliches Interesse an einem bestimmten Ergebnis hat. Kleinere Teams haben oft keine interne Option und ziehen dann externe Anwälte oder eine externe Untersuchungsstelle hinzu.

Neben Unparteilichkeit braucht die untersuchende Person zwei Fähigkeiten: strukturierte Befragung und die Beurteilung von Glaubwürdigkeit. Das meiste Fehlverhalten am Arbeitsplatz geschieht ohne Zeugen, deshalb läuft ein Fall meist auf widersprüchliche Aussagen hinaus. Wer nicht darin geschult ist, solche Aussagen abzuwägen, kommt kaum zu einem Ergebnis, das einer Überprüfung standhält.

Halten Sie die Ernennung in der Fallakte fest, zusammen mit dem Grund, warum diese Person keinen Interessenkonflikt hat. Das ist eine Zeile, und sie beantwortet die erste Frage, die jede externe Prüfung stellt.

Der Untersuchungsprozess Schritt für Schritt

Diese Schritte gelten für jede Art von Fall, auch wenn sich die Details je nach Vorwurf verschieben.

Vor den Befragungen

• Handeln Sie schnell. Beginnen Sie die Untersuchung, sobald die Beschwerde eingeht. Die EEOC erwartet von Arbeitgebern, dass sie umgehend und angemessen korrigierend eingreifen, sobald sie von einem Problem wissen. Geht es um Belästigung, prägt Ihre Reaktion in den ersten Tagen den gesamten weiteren Fall. Wochenlanges Warten ohne dokumentierten Grund ist bereits ein Risiko.
• Legen Sie den Umfang fest. Schreiben Sie auf, welche Vorwürfe Sie untersuchen, welche Richtlinien gelten und mit wem Sie sprechen müssen. Ein ständig wachsender Umfang macht aus einer zweiwöchigen Untersuchung eine dreimonatige.
• Entscheiden Sie über vorläufige Maßnahmen. Besteht ein ernsthaftes Risiko für weiteres Fehlverhalten, Einschüchterung oder verschwindende Beweise, trennen Sie die Beteiligten während der Untersuchung. Halten Sie die Maßnahme neutral: Die beschwerdeführende Person in eine andere Schicht zu versetzen, wirkt wie eine Strafe und kann für sich allein zu einem Vergeltungsvorwurf werden. Eine bezahlte Freistellung, eine vorübergehend geänderte Berichtslinie oder eingeschränkter Systemzugang für die beschuldigte Person ist in der Regel die bessere Wahl.
• Sichern Sie die Beweise. E-Mails, Chatverläufe, Dienstpläne, Zugangsprotokolle, Videoaufnahmen, frühere Beschwerden über dieselbe Person. Sichern Sie alles, bevor jemand einen Grund hat, es zu löschen.

Die Befragungen

• Befragen Sie zuerst die beschwerdeführende Person. Nehmen Sie ihre vollständige Schilderung in ihren eigenen Worten auf, bevor Sie mit anderen sprechen, und fragen Sie, welches Ergebnis sie sich wünscht. Das entscheidet nicht über die Feststellung, zeigt Ihnen aber, welche Lösung tatsächlich etwas löst.
• Befragen Sie die beschuldigte Person. Konfrontieren Sie sie mit den konkreten Vorwürfen und geben Sie ihr eine echte Gelegenheit zu antworten, einschließlich der Möglichkeit, eigene Zeugen zu benennen. Verfahrensfairness macht die spätere Feststellung belastbar.
• Befragen Sie Zeugen. Sprechen Sie mit allen, die relevante Informationen haben könnten, nicht nur mit den Personen, die beide Seiten benennen.
• Seien Sie klar bei der Vertraulichkeit. Sagen Sie allen Beteiligten vor der Befragung, was Sie zusichern können und was nicht, und nicht erst, nachdem sie um etwas gebeten haben, das Sie nicht geben können.

Nach den Befragungen

• Wägen Sie die Beweise ab. Vergleichen Sie die Aussagen mit Dokumenten und Zeitabläufen und klären Sie, wer glaubwürdiger ist, wo sich die Schilderungen widersprechen.
• Treffen Sie eine Feststellung. Entscheiden Sie anhand des unten beschriebenen Maßstabs, ob das Verhalten eher stattgefunden hat als nicht.
• Schreiben Sie den Bericht. Tun Sie das, solange die Erinnerungen frisch sind und bevor jemand seine Version der Ereignisse angepasst hat.
• Teilen Sie das Ergebnis mit. Informieren Sie die beschwerdeführende und die beschuldigte Person über das Ergebnis, ohne einer Seite Details zu geben, die die andere vertraulich halten darf.
• Handeln Sie und fassen Sie nach. Richten Sie die Korrekturmaßnahme an der Schwere der Feststellung aus und prüfen Sie einige Wochen später, ob das Verhalten aufgehört hat und niemand für seine Mitwirkung benachteiligt wurde.

Der Beweismaßstab: überwiegende Wahrscheinlichkeit

Untersuchungen am Arbeitsplatz verwenden nicht den strafrechtlichen Maßstab „ohne vernünftigen Zweifel“. Sie verwenden die überwiegende Wahrscheinlichkeit (preponderance of the evidence): eher wahrscheinlich als nicht, also knapp über 50 %.

Diese Hürde liegt niedriger, als die meisten beim Wort „Untersuchung“ erwarten. Sie existiert, weil Fehlverhalten selten vor Zeugen passiert und ein strengerer Maßstab fast jede Feststellung unmöglich machen würde. Niedriger heißt nicht nachlässiger. Die untersuchende Person muss die Beweise trotzdem abwägen, erklären, warum eine Aussage glaubwürdiger ist als eine andere, und zu einem Ergebnis kommen, zu dem auch eine vernünftige Person auf Grundlage derselben Fakten gelangen könnte. Spekulation ist kein Beweis. Wer falsche Gewissheit behauptet, richtet ebenso viel Schaden an wie jemand, der sich weigert, überhaupt etwas festzustellen.

Was Sie zur Vertraulichkeit zusagen können und was nicht

Beteiligte fragen fast immer, ob ihre Aussagen vertraulich bleiben, und die ehrliche Antwort hat Grenzen. Sie können die Fallakte auf die Personen beschränken, die am Fall arbeiten, Namen aus der breiteren Kommunikation heraushalten und die Beteiligten bitten, ihre Befragung nicht zu besprechen, solange der Fall läuft. Sie können nicht versprechen, dass die beschuldigte Person nie herausfindet, wer sich beschwert hat. Um auf einen Vorwurf zu antworten, muss sie wissen, was vorgeworfen wird und wann es geschehen sein soll.

Pauschale Anweisungen, die Mitarbeitenden verbieten, jemals über eine Untersuchung zu sprechen, hat das National Labor Relations Board bereits kritisch geprüft. Lassen Sie eine allgemeine Vertraulichkeitsregel deshalb von einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen, bevor Sie sie zur Richtlinie machen. Das zu Beginn einer Befragung klar zu sagen, kostet Sie nichts. Totale Verschwiegenheit zu versprechen und sie dann zu brechen, kostet Sie die Zeugin oder den Zeugen.

Schutz vor Vergeltung während der Untersuchung

Wer an einer Untersuchung mitwirkt, ob als beschwerdeführende Person, als Zeuge oder als beschuldigte Person, die Fragen beantwortet, ist vor Vergeltung geschützt. Dieser Schutz gilt auch, wenn sich die ursprüngliche Beschwerde als unbegründet erweist, solange die Person nicht böswillig gehandelt hat. Eine schriftliche Richtlinie gegen Vergeltungsmaßnahmen gibt Ihrem Team einen Maßstab, auf den es sich berufen kann, bevor ein Fall ihn auf die Probe stellt.

In der Praxis heißt das: Achten Sie darauf, wie sich das Unternehmen verhält, solange der Fall läuft. Eine Führungskraft, die einen Zeugen still versetzt, aus einem Projekt nimmt oder ihm gegenüber kühler wird, nachdem er ausgesagt hat, schafft einen zweiten Fall. Vergeltungsvorwürfe im Zusammenhang mit der Durchführung einer Untersuchung sind häufig. Sie können aus einer belastbaren Feststellung zur ursprünglichen Beschwerde ein größeres Problem machen als das, mit dem Sie begonnen haben.

Was in einen Untersuchungsbericht gehört

Ein brauchbarer Bericht beantwortet fünf Fragen: Was wurde vorgeworfen, welche Beweise wurden gesammelt, was hat jede Seite gesagt, was hat die untersuchende Person festgestellt und warum, und was ist danach passiert? Streichen Sie die Teile, die sich wie ein Protokoll lesen. Behalten Sie die Teile, die Ihre Begründung zeigen: welche Aussagen Sie für glaubwürdig hielten, welche Beweise das stützten und wie Sie mit den Stellen umgegangen sind, an denen die Beweise in beide Richtungen wiesen.

Keine Seite hat Anspruch auf den vollständigen Bericht oder auf jede Zeugenaussage. Sie erhalten das Ergebnis und, wo angemessen, dessen allgemeine Grundlage. Bewahren Sie die Akte nach Abschluss des Falls gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie Ihres Unternehmens auf, und lassen Sie alles unverändert, wenn eine Beschwerde bei einer Behörde oder eine Klage folgt.

Wo Untersuchungen in Ihr gesamtes Fallaufkommen passen

Eine gut geführte Untersuchung beweist für sich allein nichts. Erst das Muster über ein Jahr zeigt, ob der Prozess funktioniert: wie lange Fälle dauern, aus welchen Teams sie kommen, wie oft Feststellungen im Widerspruch bestätigt werden. Diesen Überblick gibt es nur, wenn jeder Fall gleich abläuft und am selben Ort landet. Genau das leistet Fallmanagement für Mitarbeiterbeziehungen. Machen Beschwerden den Großteil Ihres Aufkommens aus, deckt HR-Beschwerdesoftware genau diesen Weg von der Erfassung bis zur Lösung ab.

Häufig gestellte Fragen

Wie führt man eine interne Untersuchung am Arbeitsplatz durch?

Ernennen Sie eine unparteiische untersuchende Person, legen Sie den Umfang fest, sichern Sie die Beweise und befragen Sie dann die beschwerdeführende Person, die beschuldigte Person und relevante Zeugen. Wägen Sie die Beweise nach dem Maßstab der überwiegenden Wahrscheinlichkeit ab, dokumentieren Sie die Feststellung und ihre Begründung, teilen Sie beiden Seiten das Ergebnis mit und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen.

Wer sollte eine HR-Untersuchung leiten?

Jemand ohne persönliches Interesse am Ergebnis und ohne Berichtslinie zu der Person, gegen die ermittelt wird. In kleineren Unternehmen sind das oft externe Anwälte oder eine externe Untersuchungsstelle statt einer internen Führungskraft.

Wie lange sollte eine Untersuchung am Arbeitsplatz dauern?

Für die meisten US-Fälle gibt es keine feste gesetzliche Frist. Der Maßstab ist eine zügige Untersuchung. Was Sie schützt, ist daher ein dokumentierter Grund für jede Verzögerung: ein Zeuge im Urlaub, ein Gerät, das noch ausgelesen wird, eine anwaltliche Prüfung einer vertraulichen Frage.

Was gehört in einen Untersuchungsbericht?

Der Vorwurf, die gesammelten Beweise, die Aussage jeder Seite, die Feststellung und Begründung der untersuchenden Person und das Ergebnis. Der Bericht sollte zeigen, wie die Beweise abgewogen wurden, und nicht nur das Ergebnis nennen.

‍