Beschwerdegespräch und Widerspruch: so läuft es fair ab
Wer am Beschwerdegespräch teilnehmen darf, was die Begleitperson darf und was nicht, was ein belastbares Ergebnisschreiben enthält und wie Sie den Widerspruch nach dem Acas Code fair durchführen.
Ein Beschwerdegespräch ist die formelle Anhörung, in der Mitarbeitende ihre Beschwerde erläutern und der Arbeitgeber entscheidet, wie damit umgegangen wird. Nach der britischen Praxis, festgelegt im Acas Code of Practice, haben Mitarbeitende das gesetzliche Recht auf eine Begleitperson in diesem Gespräch und das Recht, gegen das Ergebnis Widerspruch einzulegen.
In dieser Phase werden die meisten Fairnessfragen eines Beschwerdeverfahrens auf die Probe gestellt: Wer war im Raum, was durften die Beteiligten sagen und wie schnell folgte das Ergebnis? Läuft hier etwas schief, kann selbst eine gut begründete Entscheidung vor einem Arbeitsgericht unfair wirken. Wie die Fakten vor dem Gespräch zusammengetragen werden, lesen Sie in unserem Leitfaden zum Untersuchungsprozess. Die Phasen davor und danach beschreibt das vollständige Beschwerdeverfahren.
Das Beschwerdegespräch ansetzen
Sobald Mitarbeitende eine formelle Beschwerde eingereicht haben und die nötige Untersuchung läuft, setzt der Arbeitgeber ohne unangemessene Verzögerung ein Gespräch an. Der Termin sollte den Mitarbeitenden und gegebenenfalls ihrer Begleitperson passen, und das Gespräch sollte in einem geschützten Raum stattfinden.
Das Recht auf eine Begleitperson
Nach Section 10 des Employment Relations Act 1999 haben Mitarbeitende das gesetzliche Recht, sich im Beschwerdegespräch von einer Kollegin oder einem Kollegen, einer zertifizierten Gewerkschaftsvertretung im Betrieb oder einer bei einer Gewerkschaft angestellten Person begleiten zu lassen. Um eine Gewerkschaftsvertretung mitzubringen, müssen Mitarbeitende selbst kein Gewerkschaftsmitglied sein. Der Arbeitgeber kann die Wahl nicht ablehnen, solange die Begleitperson in eine dieser Kategorien fällt.
Die Rolle der Begleitperson hat klare Grenzen. Sie darf den Standpunkt der Mitarbeitenden darlegen, die wichtigsten Punkte zusammenfassen und in ihrem Namen antworten. Sie darf keine Fragen beantworten, die direkt an die Mitarbeitenden gerichtet sind, und das Gespräch nicht stören. Verweigert ein Arbeitgeber dieses Recht ohne triftigen Grund, können Mitarbeitende nach Section 11 desselben Gesetzes vor dem Arbeitsgericht eine Entschädigung von bis zu zwei Wochengehältern geltend machen. Das gilt unabhängig von den Folgen für die Fairness des gesamten Verfahrens.
Was im Gespräch passiert
Die Mitarbeitenden erläutern ihre Beschwerde und, wenn möglich, wie sie sich eine Lösung vorstellen. Der Arbeitgeber hört zu, stellt klärende Fragen und verschafft sich ein vollständiges Bild, bevor etwas entschieden wird. Kommen neue Informationen auf, die weitere Untersuchungen erfordern, kann der Arbeitgeber das Gespräch unterbrechen, statt eine Entscheidung zu überstürzen. Fälle mit Belästigungsvorwürfen brauchen diese Pause oft. Unser Leitfaden zum Umgang mit Meldungen über Belästigung zeigt, wie eine gründliche Nachbearbeitung aussieht.
Das Ergebnisschreiben
Nach dem Gespräch entscheidet der Arbeitgeber über die nächsten Maßnahmen und hält die Entscheidung ohne unangemessene Verzögerung schriftlich fest. Das ist derselbe Maßstab, den der Acas Code für jede Phase anlegt. Ein belastbares Ergebnisschreiben erklärt nicht nur die Entscheidung, sondern auch die Begründung dahinter. Es nennt die geplanten Maßnahmen und informiert die Mitarbeitenden darüber, wie sie Widerspruch einlegen können, falls sie nicht zufrieden sind.
Die Widerspruchsphase
Mitarbeitende können Widerspruch einlegen, wenn sie das Ergebnis der Beschwerde für falsch halten oder einen Teil des Verfahrens für unfair. Wenn möglich, bearbeitet jemand den Widerspruch, der an der ursprünglichen Entscheidung nicht beteiligt war. Ein unvoreingenommener Blick macht den Widerspruch zu mehr als einer Formalität.
Der Arbeitgeber prüft, ob das ursprüngliche Verfahren fair und das Ergebnis richtig war, untersucht bei Bedarf weiter und teilt so bald wie möglich ein abschließendes schriftliches Ergebnis mit. Bei einer Widerspruchsanhörung haben Mitarbeitende dasselbe gesetzliche Recht auf eine Begleitperson wie beim ursprünglichen Beschwerdegespräch.
Wo Mediation ins Spiel kommt
Bei der Mediation erarbeitet eine unabhängige, unparteiische Person mit beiden Seiten eine Lösung, der beide zustimmen. Sie lässt sich in jeder Phase einsetzen, auch nach einem Beschwerdegespräch und nachdem ein Ergebnis vorliegt. Beide Seiten müssen zustimmen, und die Mediatorin oder der Mediator kann aus dem Unternehmen oder von außen kommen. Mediation wirkt meist am besten, wenn ein Arbeitsverhältnis wiederhergestellt werden soll. Deshalb passt sie besser zu zwischenmenschlichen Fällen als zu Vorwürfen, bei denen Fakten festgestellt werden müssen. Unser Leitfaden zu formellen vs. informellen Beschwerden zeigt, wie Mediation parallel zum formellen Weg läuft, statt ihn zu ersetzen.
Gespräch und Widerspruch im Griff behalten
In dieser Phase geht meist eines von zwei Dingen schief. Die Einladung weist nicht klar genug auf das Recht auf eine Begleitperson hin, oder das Ergebnisschreiben kommt so spät, dass „unangemessene Verzögerung“ zu einer echten Frage wird.
Mit SpeakUp Report verfolgen Sie jede Beschwerde vom Gespräch über das Ergebnis bis zum Widerspruch in einer einzigen Fallakte, mit Fristen und Verantwortlichen für jede Phase. So hängt kein Schritt davon ab, dass eine einzelne Person daran denkt, ihn voranzubringen. Den gesamten Prozess sehen Sie auf der Seite zur HR-Beschwerdesoftware.
Häufig gestellte Fragen
Dürfen Mitarbeitende jemanden zum Beschwerdegespräch mitbringen?
Ja. Mitarbeitende haben das gesetzliche Recht, sich von einer Kollegin oder einem Kollegen, einer zertifizierten Gewerkschaftsvertretung oder einer bei einer Gewerkschaft angestellten Person begleiten zu lassen. Die Begleitperson darf im Namen der Mitarbeitenden sprechen und Punkte zusammenfassen, aber keine Fragen beantworten, die direkt an die Mitarbeitenden gerichtet sind.
Was gehört in ein Ergebnisschreiben?
Die Entscheidung, die Begründung, die Maßnahmen, die der Arbeitgeber zur Lösung der Beschwerde plant, und klare Hinweise, wie Widerspruch eingelegt werden kann. Das Schreiben sollte ohne unangemessene Verzögerung nach dem Gespräch verschickt werden.
Wie wird ein Widerspruch gegen eine Beschwerdeentscheidung bearbeitet?
Die Mitarbeitenden legen Widerspruch ein und erklären, warum sie das Ergebnis oder das Verfahren für falsch halten. Wenn möglich, bearbeitet eine andere Person den Widerspruch, prüft den Fall erneut, untersucht bei Bedarf weiter und teilt so bald wie möglich eine abschließende schriftliche Entscheidung mit.
Ist Mediation auch nach einem Beschwerdegespräch noch möglich?
Ja. Mediation ist in jeder Phase möglich, auch nach einem Beschwerdegespräch oder nachdem ein Ergebnis vorliegt, sofern beide Seiten zustimmen.