So halten Sie die globalen Whistleblowing-Vorschriften ein

Die Einhaltung der weltweiten Whistleblowing-Vorschriften

Für Unternehmen sind die Weltweiten geltenden Whistleblowing-Vorschriften die erste Verteidigungslinie im Kampf gegen Fehlverhalten und Reputationsrisiken.

Damit sich jedoch etwas ändert, müssen Sie Ihre Mitarbeitenden dazu ermutigen, sich zu äußern und Meldung zu erstatten. Ein erster Schritt besteht darin, mit einem geeignete Meldeverfahren die Hürden dafür zu senken.

In diesem Blog geben wir Ihnen einige wichtige Tipps im Zusammenhang mit der Einhaltung der weltweiten Whistleblowing-Vorschriften.Warum sollten Unternehmen die weltweit geltenden Whistleblowing-Vorschriften einhalten?

Sei es, um das Risiko hoher Geldstrafen, von unentdecktem Fehlverhalten oder von Rufschädigungen zu reduzieren – es gibt zahlreiche gute Gründe, weshalb sich Unternehmen an die globalen Whistleblowing-Vorschriften halten sollten.

Indem Sie in Ihrem Betrieb entsprechende Meldungen proaktiv fördern, können sie Fehlverhalten frühzeitig erkennen und angehen.

Zugleich lässt sich dadurch eine Eskalation verhindern und Vertrauen unter den Mitarbeitenden aufbauen.

Auf diese Weise beugen Sie nicht nur potenziellen finanziellen Verlusten vor, sondern leisten auch einen Beitrag zu einer «Speak up»-Kultur, reduzieren die Mitarbeiterfluktuation – und fördern insgesamt ein Umfeld, in dem Integrität und ethisches Verhalten einen hohen Stellenwert haben.

Erfüllen Sie globale Whistleblower-Vorschriften in sechs Schritten

Weltweit entwickeln sich die Whistleblower-Vorschriften kontinuierlich weiter. Unternehmen müssen mit diesen Entwicklungen Schritt halten.

Das bedeutet jedoch nach wie vor nicht, dass Fehlverhalten immer gemeldet wird. Aktuelle Studien zeigen, dass nur 4 von 10 Arbeitnehmer*innen Meldung erstatten.

Deshalb ist es von größter Bedeutung, dass Sie als Unternehmen den richtigen Ton vorgeben und ein starkes ethisches Umfeld schaffen.

Dabei sollten Sie die folgenden Schritte beachten:

1. Whistleblowing klar definieren

Whistleblowing umfasst in der Regel die Meldung von Aktivitäten wie Diebstahl oder von unethischem Verhalten wie Diskriminierung.

Wichtig ist zu wissen, dass nicht alle persönlichen Missstände darunterfallen – es sei denn, sie sind in öffentlichem Interesse.

Diese Unterscheidung ist von entscheidender Bedeutung für die Implementierung geeigneter interner Verfahren zur Abwicklung von Fällen, die – je nach Unternehmen – sehr unterschiedlich sein können.

2. Proaktives Fall-Management

Whistleblowing wird zunehmend als Instrument zur Unterstützung von Corporate Governance und Compliance verstanden – und teilweise auch als Mittel für das Integritätsmanagement.

Daher ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, einen proaktiven Ansatz im Umgang mit Anschuldigungen oder Enthüllungen zu wählen, die auf Fehlverhalten innerhalb der eigenen Organisation hinweisen.

Dazu gehören deutliche, einfach zugängliche Meldewege. Zudem muss gewährleistet sein, dass jede Meldung ernst genommen und gründlich untersucht wird.

3. Die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen und befolgen

Die Whistleblower-Richtlinie der EU schafft einen Präzedenzfall in Bezug auf umfassende Schutz- und Meldesysteme.

Sie verlangt von Unternehmen unter anderem die Einrichtung zugänglicher Meldewege, die Wahrung der Vertraulichkeit und den Schutz von Hinweisgeber*innen vor Vergeltungsmaßnahmen.

Inzwischen haben die meisten EU-Mitgliedstaaten die Richtlinie umgesetzt.

Für eine erfolgreiche Umsetzung der Vorgaben ist es wichtig, dass Sie die an Ihrem Standort geltenden rechtlichen Anforderungen kennen und sie in Ihre Whistleblowing-Richtlinien integrieren.

4. Fehlverhalten frühzeitig erkennen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen verändern sich ständig, künftig ist zudem mit einer Verschärfung der Vorschriften zu rechnen. Als Unternehmen sollen Sie deshalb auch in Sachen Whistleblowing ihrer Zeit voraus sein.

Whistleblower*innen liefern nämlich oft die ersten Hinweise auf Fehlverhalten oder unethisches Verhalten.

Indem Sie in ihrem Unternehmen eine Kultur fördern, die entsprechende Meldungen unterstützt, können sie Probleme frühzeitig erkennen und angehen – und so eine Eskalation mit schwerwiegenderen Folgen verhindern.

Diese frühzeitige Erkennung ist entscheidend für den Umgang mit potenziellen Risiken und für die Wahrung der Integrität.

5. Ein bedürfnisgerechtes Whistleblowing-System

Im Bereich der Whistleblowing-Systeme gibt es keine Einheitslösungen. Ein System muss in das individuelle kulturelle Umfeld und die Unternehmensführung integriert werden.

Der Schwerpunkt liegt dabei eindeutig auf der Nichtverfolgung von Hinweisgeber*innen.

Als Unternehmen sollten Sie sich für ein Hinweisgebersystem mit anpassbaren Funktionen für das Fallmanagement entscheiden, damit Sie es so gestalten können, dass es Ihren Bedürfnissen entspricht.

6. Sicherheit und Compliance dank SpeakUp

SpeakUp ist ein führender Anbieter von Lösungen, die Unternehmen helfen, komplexe Vorschriften einzuhalten und zugleich eine «Speak Up»-Kultur fördern.

Wir verstehen die Feinheiten von Vorschriften wie der EU-Whistleblowing-Richtlinie und können dadurch sicherstellen, dass Ihr Unternehmen und über den zuverlässigsten, regelkonformen internen Berichtsweg verfügt.

Unsere Plattform bietet unübertroffene Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen und entspricht den höchsten Standards bezüglich Informationssicherheit (ISO27001, ISO27002, ISO27701) und Datenschutz.

Wir sind vollständig nach ISAE3000 Typ II/SOC2 zertifiziert und bieten ein Maß an Sicherheit, das über Standardzertifizierungen hinausgeht.

Lassen Sie Fehlverhalten nicht unentdeckt: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, sich zu äussern

Es kann eine Herausforderung sein, die bestehenden Gesetze einzuhalten und zugleich Insider dazu zu ermutigen, Fehlverhalten zu melden.

Dies insbesondere dann, wenn sich Ihre Mitarbeitenden nicht sicher fühlen, wenn sie ihre Meinung äussern.

Um Vorschriften effektiv umzusetzen, ist eine transparente «Speak Up»-Kultur von entscheidender Bedeutung: Sie ist ein grundlegender Pfeiler einer widerstandsfähigen und ethisch orientierten Organisation.

SpeakUp hilft Unternehmen seit über zwei Jahrzehnten dabei, eine solche «Speak Up»-Kultur zu fördern und zu pflegen.

Unsere SpeakUp®-Softwarelösung ist für mehr als 2‘000 Unternehmen Organisationen das notwendige Instrument, um ein Umfeld zu schaffen, in dem das Ansprechen von Fehlverhalten gefördert wird.

Weil dank unserer Lösung interne Stimmen gehört werden, können Sie als Unternehmen internes Fehlverhalten frühzeitig erkennen und entsprechend handeln.

Sie wollen wissen, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können? Setzen Sie sich dann noch heute mit einem SpeakUp-Berater*innen in Verbindung.