Veelgestelde vragen

SpeakUp is een platform voor ethiek en compliance dat het melden van misstanden, verklaringen van medewerkers en casemanagement samenbrengt in één systeem. Compliance-, legal-, HR- en risicoteams gebruiken het om meldingen te ontvangen, onderzoeken uit te voeren en verklaringen zoals belangenverstrengeling te beheren vanuit één omgeving. Meer dan 750 organisaties in meer dan 30 landen voeren hun meld- en verklaringenprogramma's uit via SpeakUp.

SpeakUp is ontwikkeld voor compliance officers, juridische teams, HR- en risicoprofessionals, voornamelijk bij organisaties die in meerdere landen actief zijn. Casehandlers gebruiken het om onderzoeken te beheren, medewerkers gebruiken het om zorgen te melden of verklaringen in te dienen, en compliance-leiders gebruiken de analyses voor rapportages aan het bestuur.

SpeakUp ondersteunt organisaties van ongeveer 500 medewerkers tot wereldwijde ondernemingen met honderdduizenden werknemers. Klanten zijn onder meer Nestlé, Daimler Truck, Electrolux, Primark, Swarovski en METRO AG. Het platform schaalt net zo gemakkelijk mee omlaag als omhoog, maar de functies voor meerdere entiteiten, talen en rechtsgebieden zijn het meest waardevol voor organisaties die in meer dan één land actief zijn.

Ja. Organisaties beheren afzonderlijke meld- en verklaringenkanalen voor verschillende bedrijfsonderdelen, merken of dochterondernemingen binnen één SpeakUp-omgeving. Voor identiteit en toegang ondersteunt SpeakUp tot 10 identity providers in één omgeving met e-maildomeinkoppeling, waardoor medewerkers automatisch naar het juiste inlogsysteem worden geleid.

SpeakUp Report verwerkt meldingen van misstanden, waaronder klokkenluiden, HR-klachten en problemen in de toeleveringsketen, waarbij melders gedurende het hele proces anoniem kunnen blijven. SpeakUp Paths verwerkt proactieve verklaringen, zoals belangenverstrengeling of geschenken en uitnodigingen, waarbij de indiener wordt geïdentificeerd via single sign-on. Report is bedoeld voor het aanpakken van misstanden die iemand wil laten stoppen; Paths is bedoeld om iets openlijk te verklaren voor goedkeuring.

SpeakUp stelt u in staat om aan de regels te voldoen op een complex gebied van privacyregels, zoals de GDPR, richtlijnen voor gegevensbewaring en vereisten voor gegevenslokalisatie.

Ons privacy- en beveiligingssysteem is gebouwd volgens internationaal gerenommeerde normen. Wij zijn de enige speler op de markt die normen voor informatiebeveiliging (ISO27001/ISO27002) en privacy (ISO27701) combineert.

Ons privacy- en beveiligingssysteem wordt elk kwartaal gecontroleerd op basis van ISAE3000 Type II. Dit betekent dat er tastbaar bewijs bestaat dat we volledig geïntegreerde en effectieve procedures hebben ingevoerd in onze dagelijkse activiteiten. Met andere woorden, dit niveau van zekerheid gaat veel verder dan twee- of driejaarlijkse ISO-certificeringen.

SpeakUp is een hulpmiddel om organisaties te helpen te voldoen aan de vereisten van de Europese richtlijn inzake de bescherming van klokkenluiders. SpeakUp voldoet aan de vereisten van de richtlijn voor een veilig en vertrouwelijk intern meldingskanaal.

Organisaties moeten ook controleren of hun andere interne meldingskanalen en vervolgprocedures voldoen aan de minimumvereisten van de richtlijn.

Encryptie is cruciaal voor de bescherming van de identiteit en bedrijfsgegevens van de melder. SpeakUp gebruikt het hoogste niveau van versleuteling voor uw gegevens in rust en in beweging.

Multi-Factor Authentication (ook bekend als tweefactorauthenticatie of 2FA) is een authenticatiemethode waarbij naast een gebruikersnaam en wachtwoord een of meer hulpmiddelen worden gebruikt om de identiteit van een gebruiker te valideren. Vanwege de gevoelige informatie binnen SpeakUp raden we u aan om MFA in te schakelen om de beveiliging te versterken.

Klokkenluiderssoftware biedt medewerkers en andere belanghebbenden een veilig kanaal om misstanden, fraude of onethisch gedrag te melden, los van de reguliere lijn. De klokkenluiderssoftware van SpeakUp ondersteunt anonieme en op naam ingediende meldingen via web, telefoon, mobiele app en proxy, zodat een melding het complianceteam bereikt zonder tussenkomst van een manager die er mogelijk bij betrokken is.

Specifieke software is niet verplicht, maar het eindresultaat meestal wel. Organisaties met 50 of meer medewerkers in de EU moeten op grond van de EU-richtlijn bescherming klokkenluiders (Richtlijn 2019/1937) een veilig en vertrouwelijk intern meldkanaal bieden. Een gedeelde inbox of algemeen e-mailadres voldoet niet aan de eisen voor vertrouwelijkheid en vastlegging.

Zonder een specifiek kanaal zeggen medewerkers vaak niets, vooral wanneer de zorg een manager of collega betreft die ze dagelijks zien. Een klokkenluiderssysteem biedt mensen een drempelvrije manier om van zich te laten horen en geeft complianceteams een controleerbaar proces in plaats van mond-tot-mondinformatie. Programma's met anonieme communicatie in twee richtingen houden melders betrokken na de indiening: klanten van SpeakUp behouden een terugkeerpercentage van melders van 49%, vergeleken met een sectorgemiddelde van minder dan 30%.

Misstanden stoppen niet omdat er geen manier is om ze te melden; ze blijven alleen langer onopgemerkt. Zonder formeel kanaal horen organisaties meestal pas over problemen via informele weg, ontslagnemingen of een toezichthouder: allemaal kostbaarder en schadelijker dan het vroegtijdig aanpakken van een probleem. Een gedocumenteerd intern meldkanaal is bovendien een specifieke eis voor veel werkgevers onder de EU-richtlijn bescherming klokkenluiders.

Een klacht is meestal persoonlijk: iemands salaris, behandeling of arbeidsvoorwaarden. Klokkenluiden gaat over schade aan andere mensen, de organisatie of het openbaar belang. Dit onderscheid is belangrijk omdat de bescherming van klokkenluiders onder de EU-richtlijn geldt voor de tweede categorie, niet voor de eerste. In de praktijk is het onderscheid soms vervaagd. Daarom verwerkt SpeakUp beide: persoonlijke klachten verlopen via HR-workflows en meldingen van openbaar belang via het klokkenluiderssysteem, binnen hetzelfde casemanagementsysteem.

SpeakUp is gebouwd om drempels te verlagen die mensen ervan weerhouden iets te melden. Het biedt volledige anonimiteit als de melder dat wenst en tweewegcommunicatie zodat een casehandler vragen kan stellen terwijl de identiteit van de melder verborgen blijft. Meldingen komen binnen via web, telefoon, mobiele app of proxy in meer dan 100 talen, en elke indiening en opvolging wordt vastgelegd in een controleerbaar casedossier.

Ja. SpeakUp Report omvat meer dan alleen klokkenluiden. HR-klachten (gedrag op de werkplek, ongewenste omgangsvormen, disciplinaire klachten) en klachten in de toeleveringsketen (zorgen van leveranciers, aannemers of werknemers in de hele waardeketen) verlopen via hetzelfde casemanagementsysteem. Dit zorgt voor één audit trail in plaats van een apart hulpmiddel voor elk type melding.

SpeakUp Paths is het platform van SpeakUp voor verklaringen en goedkeuringen. Medewerkers gebruiken het om situaties te melden die transparantie of goedkeuring vereisen, zoals belangenverstrengeling, geschenken en uitnodigingen, of donaties en sponsoring, in plaats van dit bij te houden in spreadsheets of e-mailketens.

Drie hoofdtypen: belangenverstrengeling (nevenfuncties, persoonlijke relaties of financiële belangen die iemands oordeel op het werk kunnen beïnvloeden), geschenken en uitnodigingen (ontvangen of gegeven gastvrijheid boven een beleidsdrempel) en donaties en sponsoring (bedrijfsondersteuning voor externe doelen of evenementen). Elk type heeft een eigen beoordelings- en goedkeuringsworkflow.

Nee, en dat is bewust. In tegenstelling tot SpeakUp Report, waar melders anoniem kunnen blijven, worden inzendingen via Paths altijd op naam gedaan. Medewerkers loggen in via single sign-on, zodat complianceteams direct zien wie een belangenverstrengeling meldt of goedkeuring vraagt voor een geschenk.

Ja, zonder tussenkomst van ontwikkelaars. Formuliervelden, goedkeuringshiërarchieën, escalatietriggers en notificatieregels zijn allemaal configureerbaar en kunnen verschillen per entiteit, regio of functieniveau. Een verklaring voor een geschenk kan bijvoorbeeld onder een bepaalde drempel goedkeuring van een manager vereisen en daarboven een beoordeling door compliance, met verschillende drempels per markt.

Sienna is de AI-laag van SpeakUp, ingebouwd in het meld- en casemanagementproces. Het vat binnenkomende meldingen samen, structureert ze, haalt details zoals het type incident en de locatie eruit, ondersteunt meertalige gesproken meldingen en helpt casehandlers sneller tot de kern van een zaak te komen zonder volledige berichtgeschiedenissen te hoeven lezen.

Sienna Insights is een betaalde uitbreiding waarmee complianceteams in gewone taal vragen kunnen stellen over hun case- en melddaten (bijv. hoeveel cases er het afgelopen kwartaal uit een specifiek kantoor kwamen) en direct een grafiek, tabel of korte samenvatting terugkrijgen, zonder een rapport te bouwen of te exporteren naar een spreadsheet.

De bestaande analyses zijn gestructureerde rapporten en dashboards: nuttig, maar beperkt tot vooraf ingestelde weergaven. Sienna Insights beantwoordt onverwachte vragen. "Hoeveel cases hebben we het afgelopen kwartaal geopend in EMEA, en hoe verhoudt zich dat tot hetzelfde kwartaal vorig jaar?" geeft direct een antwoord, zonder dat er een nieuw rapport nodig is.

Nee. Data die wordt gebruikt binnen Sienna AI en Sienna Insights blijft binnen de omgeving van je organisatie en wordt niet gebruikt om de onderliggende AI-modellen van SpeakUp of modellen van derden te trainen. Resultaten zijn bovendien beperkt tot wat de aanvrager al mag zien.

Via het kanaal dat het beste bij de situatie past: een webformulier, een telefoonlijn, de mobiele app van SpeakUp (iOS en Android), een spraakagent op basis van AI of een gemachtigde (proxy). Meldingen via SpeakUp Report kunnen op al deze kanalen anoniem zijn; verklaringen via SpeakUp Paths worden op naam ingediend via single sign-on.

Er luistert geen live tolk mee bij een melding. SpeakUp transcribeert en vertaalt elk bericht automatisch en stuurt zowel de oorspronkelijke taal als de vertaalde tekst samen door. Zo kan een casehandler de vertaling op elk moment controleren. Deze intake is beschikbaar in meer dan 100 talen.

Ja, voor meldingen die worden ingediend via SpeakUp Report. Melders kiezen hun eigen niveau van anonimiteit en kunnen volledig anoniem blijven terwijl ze toch vervolgvragen en antwoorden uitwisselen met een casehandler. Het platform verzamelt geen IP-adressen, apparaat-vingerafdrukken of identificerende metadata. Verklaringen die via SpeakUp Paths worden ingediend, zijn altijd op naam.

De melding komt binnen in het casemanagementsysteem van SpeakUp, waar deze automatisch wordt doorgestuurd op basis van categorie, ernst of regio. Casehandlers beoordelen de melding, stellen vervolgvragen via het anonieme kanaal, voeren het onderzoek uit, leggen de uitkomst vast en sluiten de case af met een volledige audit trail. Gevoelige cases kunnen worden beperkt tot specifieke behandelaren of worden verplaatst naar een afzonderlijk domein met toegangsbeperking.

Vergelding gaat verder dan ontslag. Onder de EU-richtlijn bescherming klokkenluiders omvat dit ook functieverlaging, het onthouden van promotie, gewijzigde taken, urenvermindering, negatieve beoordelingen, uitsluiting van projecten en reputatieschade. Ook dreigementen en pogingen daartoe vallen eronder.

Meestal wel. De EU-richtlijn bescherming klokkenluiders keert de bewijslast om: zodra een melder aantoont nadeel te hebben ondervonden na een melding, moet de werkgever bewijzen dat dit nadeel niets met de melding te maken had. Het documenteren van de onderbouwing achter personeelsbesluiten rond een bekende melder is daarom van groot belang.

Gedeeltelijk. Anonimiteit neemt de meest directe weg naar vergelding weg, en een volledige audit trail maakt het veel moeilijker om te beweren dat een besluit geen verband hield met een melding. Het platform biedt de bewijslast en het beschermende kanaal; het beleid, de training en de reactie van het leiderschap doen de rest.

SpeakUp biedt configureerbare regels voor gegevensbewaring, opties voor datalokalisatie en controle over de rechtmatige verwerking van melder- en casedata. Het platform geeft complianceteams de middelen om aan de AVG-vereisten te voldoen.

SpeakUp is ISO 27001- en ISO 27701-gecertificeerd en wordt elk kwartaal geauditeerd volgens ISAE 3000 Type II en SOC 2. Het platform is ook TISAX-geëvalueerd. Auditering per kwartaal levert continu een gedocumenteerd bewijs op tussen auditcycli, in plaats van slechts één jaarlijkse momentopname.

Cases worden automatisch verwijderd na een ingestelde bewaartermijn, en je bepaalt zelf de bewaarregels. Casedata kunnen ook automatisch worden geanonimiseerd met behulp van AI, zodat onderzoeksgegevens bewaard blijven voor trendanalyses en auditdoeleinden wanneer persoonlijke gegevens niet langer nodig zijn.

SpeakUp biedt het veilige, vertrouwelijke interne meldkanaal dat organisaties volgens de EU-richtlijn bescherming klokkenluiders (Richtlijn 2019/1937) moeten aanbieden. De richtlijn vereist daarnaast specifieke termijnen voor opvolging en bescherming tegen vergelding, die afhangen van intern beleid en processen.

Ja. SpeakUp wordt ingezet ter ondersteuning van de naleving van de Duitse Wet zorgplicht in de toeleveringsketen (LkSG), de EU-richtlijn inzake passende zorgvuldigheid in het bedrijfsleven op het gebied van duurzaamheid (CSDDD) en, voor financiële en technologische risicorapportage, DORA en NIS2.

De identiteit van een klokkenluider loopt het meeste risico als een meldsysteem wordt gecompromitteerd. SpeakUp versleutelt data in rust en tijdens overdracht via AES-256, waardoor meldingen, berichten en casedossiers beschermd zijn.

Casedossiers bevatten vaak identiteiten van melders, onderzoeksnotities en details over mensen wier schuld niet is vastgesteld. SpeakUp ondersteunt meervoudige authenticatie (MFA), zodat een gestolen of geraden wachtwoord op zichzelf niet voldoende is om toegang te krijgen tot een case.

De meeste organisaties gaan binnen enkele dagen live. SpeakUp is te configureren zonder technische ondersteuning, waardoor kanalen, formulieren, workflows en toegangsregels door het complianceteam zelf kunnen worden ingesteld. Grotere uitroltrajecten voor meerdere entiteiten duren langer; een vaste Customer Success Manager is beschikbaar voor inrichting, testen en training.

Ja. SpeakUp ondersteunt single sign-on via maximaal 10 identity providers in één omgeving, met e-maildomeinkoppeling om medewerkers automatisch door te sturen. Case- en melddaten integreren met platforms zoals SharePoint en Power BI.

De tarieven hangen af van de omvang van je organisatie en de gewenste functionaliteiten. Bekijk de actuele pakketten op de prijzenpagina of vraag een demo aan voor een offerte op maat.

Met een ondersteuningspakket is alles inbegrepen: geen afzonderlijke implementatiekosten en geen verborgen kosten. Casemanagement maakt deel uit van elk product, of je nu het volledige platform, alleen SpeakUp Report of alleen SpeakUp Paths gebruikt. Sienna Insights is de uitzondering: dit is een betaalde uitbreiding.

Het team van SpeakUp voert de implementatie uit parallel aan je huidige contract, importeert historische casedata zodat trendanalyses behouden blijven en wijst een vaste Customer Success Manager toe voor inrichting, testen en training.

SpeakUp brings misconduct reporting, grievances, and disclosures into one platform, so your team works from a single case management system instead of separate tools. Sienna AI is built into the workflow, not bolted on: it structures incoming reports, supports voice reporting in 100+ languages, and helps case handlers get to the substance faster. Your compliance team configures channels, forms, and workflows without technical support, and pricing is a flat annual fee. SpeakUp brings more than 20 years of experience, and its customers maintain a 49% reporter check-back rate against an industry average under 30%.